Организация обмена информацией между отделами для достоверного бухгалтерского учета запасов

Вопрос:

Организация закупает комплектующие (электроника: кабели, провода, микросхемы и пр.), далее на месте отдел разработок собирает устройства и продают. Проблема: периодически отдел разработок покупает комплектующие у других поставщиков, но не уведомляет бухгалтерию, из-за чего есть проблемы с учетом: 2 одинаковых устройства могут отличаться по комплектующим. Какие локальные нормативные акты можно использовать для оформления нового порядка учета? Какими внутренними актами оформить процесс отчетности отдела разработок перед бухгалтерией? Бухгалтерии важно знать причины замены поставщиков и деталей. Каким внутренним актом оформить комплектующие, которые подошли по качеству (не брак), но не использовались в продукции из-за своих свойств?