ГОСТ Р 7.0.8-2025

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

Термины и определения

System of standards on information, librarianship and publishing. Recordkeeping and organization of archives. Terms and definitions

____________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ Р 7.0.8-2025 с ГОСТ Р 7.0.8-2013 см. по ссылке.
- Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________

ОКС 01.040.01

Дата введения 2025-03-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело, управление документами"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 28 января 2025 г. № 30-ст

4 ВЗАМЕН ГОСТ Р 7.0.8-2013

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.rst.gov.ru)

Введение

Установленные в настоящем стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем систему понятий данной области знания.

Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

Нерекомендуемые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены пометой "Нрк.".

Термины-синонимы без пометы "Нрк." приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.

Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два (три, четыре и т.п.) термина, имеющие общие терминоэлементы.

В алфавитном указателе данные термины приведены отдельно с указанием номера статьи.

Приведенные определения можно, при необходимости, изменять, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в настоящем стандарте.

В случаях, когда в термине содержатся все необходимые и достаточные признаки понятия, определение не приводится и вместо него ставится прочерк.

В приложении А представлены классификационные схемы связей ключевых понятий.

Термины и определения общетехнических понятий, необходимые для понимания текста стандарта, приведены в приложении Б.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, синонимы - курсивом.

     1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области управления документами - сферах делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения в работе с документами, относящимся к различным системам документации. Они могут использоваться в методических документах, документах по стандартизации, научных трудах, публикациях и учебных пособиях.

     2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы

ГОСТ Р ИСО 30300 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь

ГОСТ Р 7.0.101/ИСО 30301:2011 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования

ГОСТ Р ИСО 30302 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Системы управления документами. Руководство по внедрению

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

     3 Термины и определения

     Общие понятия

1 делопроизводство: Совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности организации.

2 документационное обеспечение управления; ДОУ: Деятельность (управленческая функция) по нормативному регулированию, методическому и организационному обеспечению делопроизводства, в т.ч. по формированию документального фонда организации.

3 управление документами: Область управления, обеспечивающая жизненный цикл документов в органах государственной власти и иных государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

Примечание - Управление документами как область управления (менеджмента) урегулирована в Российской Федерации комплексом стандартов ГОСТ Р ИСО 15489-1, ГОСТ Р ИСО 30300, ГОСТ Р 7.0.101/ИСО 30301:2011, ГОСТ Р ИСО 30302.

4 система управления документами; СУД: Система управления (менеджмента), обеспечивающая процессы жизненного цикла документов.

5 архивное дело: Деятельность по организации и осуществлению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Примечание - В настоящем стандарте определение, приведенное в пункте 1 статьи 3 [1], расширено.

6 служба делопроизводства: Структурное подразделение организации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, и/или работники других структурных подразделений организации, на которых возложены эти функции.

7

8 технический архив; служба научно-технической документации: Структурное подразделение организации*, осуществляющее комплектование, учет, оперативное хранение, обращение (внесение изменений, замену, изготовление копий и дубликатов, их рассылку и передачу) и организацию использования научно-технической документации.

9 документ: Зафиксированная на носителе информация* с реквизитами и/или метаданными, позволяющими ее идентифицировать.

Примечание - В ст.1 [2] приведено иное определение, которое применяется только в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии.

10 официальный документ: Документ, который создается, заверяется, выдается в установленном законом или иным нормативным актом порядке органом государственной власти, иным государственным органом, органом местного самоуправления или иной уполномоченной организацией, уполномоченным должностным лицом и удостоверяет юридически значимые факты.

11

12 электронный документ: -

13 электронный архивный документ: -

14

15 реестровая запись: Документированная информация, включаемая, обрабатываемая и используемая в государственных информационных системах, порядок работы с которой установлен законодательно.

16 носитель (документированной) информации: Материальный объект, используемый для фиксации и хранения документированной информации.

17 автор документа: Физическое или юридическое лицо (группа лиц), создавшее документ, или от чьего имени он составлен.

18 юридическая сила документа: Свойство документа устанавливать и подтверждать правоотношения, формировать правовые последствия.

19 аутентичность документа: Свойство документа, заключающееся в соответствии его реквизитов и метаданных фактическому авторству, месту и времени его составления.

20 достоверность документа: Свойство документа, заключающееся в соответствии содержащейся в нем информации фактическим действиям и событиям.

21 целостность документа: Свойство документа, заключающееся в том, что в содержащуюся в нем информацию не вносились изменения, обеспечена полнота всех структурных частей документа.

22 пригодность документа для использования: Свойство документа, заключающееся в возможности его поиска, воспроизведения и ознакомления с содержащейся в нем информацией и ее использования.

23 подлинник документа: Первый или единственный экземпляр (в установленных случаях - один из нескольких одновременно созданных экземпляров) документа.

Примечание - Подлинником электронного документа является любой экземпляр электронного документа, в который с момента его подписания и регистрации не вносились изменения.

24 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, создаваемый с целью замены подлинника.

25 копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или их часть.

26 электронная копия документа: -

27 выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.

28 письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.

29 текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма.

30 изобразительный документ: Документ, визуально воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта, а также его восприятие автором.

31 графический документ: Изобразительный документ, в котором объект отражен посредством линий, штрихов, точек, светотени, с использованием цвета при необходимости.

32 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию, созданный с помощью специальных технических средств.