Списание штрафа в связи с неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательств, предусмотренных контрактом

Вопрос:

Казенное учреждение (далее - Заказчик) выставило 16.08.2024 претензию Исполнителю в сумме 2000,00 руб. и 19.08.2024 претензию в сумме 1000,00 руб. Исполнитель 20.08.2024 оплатил претензию в сумме 2000,00 руб. Заказчик выставил Акт сверки от 01.11.2024 с сальдо в сумме 1000,00 руб. в свою пользу, на что Исполнитель подписал Акт, соглашаясь с сальдо, и одновременно направил Заявление о возврате ранее уплаченных 200,00 руб., т.к. обе выставленные претензии Заказчик обязан списать по 783ПП от 04.07.2018 в соответствии с п.3а (не превышает 5% цены контракта). Какие действия должны быть у Заказчика в этой ситуации? Какими документами (разъясняющие письма Минфина) регламентированы действия Заказчика в этой ситуации в отношении бухгалтерского учета в организации?