ГОСТ Р ИСО 18829-2024 Управление документооборотом. Оценка внедрений ECM/EDRM. Достоверность

     1 Область применения

В настоящем стандарте описаны действия и операции, которые организация должна выполнить для того, чтобы оценить, поддерживается ли в настоящее время и поддерживалась ли ранее сохраняемая в электронном виде информация (electronically stored information, ESI) в надежной и доверенной среде(ах). В этих средах используются технологии управления контентом и документами, обычно известные как "системы управления корпоративным контентом" (ECM-системы - enterprise content management, ECM) или как "электронные системы управления документами и информацией" (electronic document and records management, EDRM), обеспечивающие исполнение утвержденных организациями политик управления документами и указаний по срокам их хранения.

Хорошие практики, связанные с внедрением доверенных сред управления документами и контентом, описаны в таких документах, как ISO/TR 15801 и ИСО 15489. Тем не менее, необходим также стандарт, описывающий методологию для оценки данных типов сред управления документами и контентом независимо от того, какие технологии в настоящее время используются организацией. Настоящий стандарт устанавливает методологию оценки, которой следует придерживаться для определения уровня соответствия организации указанным выше стандартам в плане обеспечения надежности и достоверности информации, хранящейся в этих средах.

Настоящий стандарт применим в отношении уже существующих или планируемых ECM-систем. Установление факта наличия надежной доверенной системы является важным шагом в документировании надежности сохраняемой в электронном виде информации, поддерживаемой в рамках этой системы или среды. Данный стандарт предназначен для использования организациями, оценивающими степень доверия к существующим средам управления документами и контентом. В нем указаны все обязательные виды деятельности и области, которые необходимо изучить с привлечением лиц, имеющих детальные технические и эксплуатационные знания о конкретных изучаемых технологиях и методологиях, а также понимание процессов и действий в области управления документами.