2.1. Организация сеансов ВКС проводится в соответствии с тематическим планом основных мероприятий Правительства Ленинградской области на квартал и календарем основных мероприятий, запланированных органами государственной власти Ленинградской области и иными государственными органами Ленинградской области, на месяц.
2.2. В случае отсутствия сеанса ВКС в планах мероприятий, указанных в пункте 2.1 настоящего Порядка, организатор не позднее чем за два дня до даты мероприятия направляет через Систему электронного документооборота Ленинградской области (далее - СЭД) в Комитет заявку на проведение мероприятия с использованием системы ВКС по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку.
2.3. В случае необходимости сопряжения системы ВКС Администрации Ленинградской области с системами ВКС других органов власти, организаций, государственных или муниципальных учреждений участник сеанса ВКС должен запросить информацию в соответствии с пунктом 4.1 настоящего Порядка у организатора и одновременно с заявкой, указанной в пункте 2.2 настоящего Порядка, представить в Комитет заявку, составленную по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку.
2.4. Организатор согласовывает дату, время и продолжительность мероприятия с использованием системы ВКС с Комитетом и сектором ВКС и обеспечивает оповещение участников мероприятия.
2.5. Организатор при необходимости может запросить права модератора конференции. Модератором рабочего сеанса ВКС назначается ответственное лицо из числа сотрудников организатора, кандидатура которого не позднее чем за два рабочих дня до рабочего сеанса ВКС согласовывается с Комитетом и сектором ВКС.
2.6. В случае поступления нескольких заявок с совпадающими датой и временем проведения мероприятия решение о проведении сеанса ВКС принимается председателем Комитета по согласованию с организаторами и Администрацией Губернатора и Правительства Ленинградской области.
2.7. В случае проведения мероприятия с использованием системы ВКС при возникновении чрезвычайной ситуации и иных экстренных мероприятий организатор незамедлительно согласовывает дату и время проведения сеанса ВКС с председателем Комитета и обеспечивает экстренное оповещение участников мероприятия.
2.8. Организаторы - руководители органов исполнительной власти Ленинградской области назначают лиц, уполномоченных взаимодействовать с Комитетом по вопросам подготовки и проведения мероприятий с использованием системы ВКС (далее - уполномоченное лицо), и указывают соответствующую информацию в заявке, представляемой в Комитет.
2.9. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемки на мероприятии организуются Комитетом общественных коммуникаций Ленинградской области по решению организатора.
2.10. При организации выездного сеанса ВКС с участием Губернатора Ленинградской области ответственный сотрудник сектора ВКС очно присутствует по месту проведения указанного выездного мероприятия.