4.1. Отправленные и принятые электронные документы с ЭП подлежат хранению в хранилищах электронных документов совместно с соответствующими открытыми сертификатами ключей проверки ЭП.
4.2. Для видов электронных документов, перечисленных в Методических рекомендациях, ежегодно в рамках сводной номенклатуры дел формируется одно или несколько дел в электронном виде, срок хранения которых должен соответствовать Перечню документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденному приказом ФНС России от 02.11.2021 N ЕД-7-10/952@. Срок хранения документов должен соответствовать сроку хранения соответствующего дела в сводной номенклатуре.
Уничтожение видов документов, перечисленных в Методических рекомендациях, должно осуществляться в следующем порядке:
ежегодно на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются руководителем налогового органа только после утверждения уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела описей дел постоянного хранения. После этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.
4.3. Извещения о получении и сообщения об ошибке хранятся в хранилище электронных документов не менее шести месяцев по завершении процедуры документооборота.
4.4. Программные средства обеспечивают поиск, визуализацию, сохранение в файл и печать электронных документов из хранилища электронных документов.
4.5. Программные средства обеспечивают выгрузку на внешние носители электронных документов из хранилища в соответствии с заданными параметрами выборки электронных документов.