Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов (с изменениями на 9 августа 2023 года)

IV. Правила хранения нотариальных документов

9. Нотариальный архив организует хранение нотариальных документов путем реализации системы мероприятий, включающей рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием.

10. Хранение архивных документов в нотариальном архиве обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты. К таким мероприятиям относятся:

а) предоставление изолированных помещений для размещения архивных документов и проведения работ, связанных с архивным хранением, оснащенных средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов;

б) соблюдение противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенических режимов;

в) выполнение требований к размещению документов в помещении нотариального архива - специально оборудованном хранилище (помещении) для хранения архивных документов;

г) проведение проверки наличия и состояния сохранности архивных документов;

д) описание и своевременная постановка архивных документов на учет;

е) применение информационной архивной системы для учета архивных документов.

11. Нотариальный архив размещается в здании(ях) и (или) отдельных помещениях.

12. Посторонние лица допускаются в помещение нотариального архива только с разрешения руководителя нотариального архива (его заместителя) и в присутствии работника нотариального архива.

13. Стеллажи, контейнеры и полки в помещении нотариального архива нумеруются. Стеллажи и контейнеры нумеруются слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - сверху вниз.

14. Нотариальные документы на бумажном носителе размещаются в первичных средствах хранения: в коробках и (или) папках.

На первичное средство хранения нотариальных документов наносятся способом, позволяющим бесконтактно идентифицировать такой документ:

фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, передавшего дела на хранение;

фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, в деятельности которого были созданы нотариальные документы (в случае хранения документов нотариуса, чьи полномочия прекращены, иным нотариусом и передачи им нотариальных документов в нотариальный архив);

номер государственной нотариальной конторы (в случае ее упразднения) или фамилия, имя, отчество (при наличии) государственного нотариуса, чьи полномочия были прекращены (в случае хранения документов государственной нотариальной конторы иным нотариусом и передачи им нотариальных документов в нотариальный архив);

индексы дел, переданных на хранение;

иные идентификаторы, установленные по решению нотариальной палаты.

15. В случае выявления недостатков в оформлении номенклатурных дел, переданных в нотариальный архив (отсутствие в ЕИС электронного образа нотариального документа или включение некачественного электронного образа нотариального документа), работник нотариального архива вправе самостоятельно отсканировать такой документ, разместить его в ЕИС и создать соответствующую запись в ЕИС, включающую электронный образ нотариального документа, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью работника нотариального архива, в соответствии с Порядком хранения нотариальных документов в электронной форме.

16. Полученные по акту приема-передачи номенклатурных дел нотариальные документы на бумажном носителе нотариусов, прекративших полномочия, и упраздненных государственных нотариальных контор сканируются работником нотариального архива самостоятельно в соответствии с графиком, утверждаемым президентом нотариальной палаты, и направляются на хранение в ЕИС в соответствии с Порядком хранения нотариальных документов в электронной форме.

17. Нотариальные документы, изъятые у нотариуса до передачи в нотариальный архив в соответствии со статьей 5 Основ, подлежат возврату судом, прокуратурой, органами следствия в нотариальный архив в случае, если к моменту возврата нотариальных документов соответствующее номенклатурное дело передано в нотариальный архив.

________________

Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст.357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 1, ст.21; 2021, N 1, ст.57.