ГОСТ Р 54318-2021 Определение времени аудита системы менеджмента качества, системы экологического менеджмента, а также системы менеджмента охраны здоровья и безопасности труда

     5 Методика определения времени аудита систем менеджмента

5.1 Методика, используемая как основа для расчета времени первоначального аудита систем менеджмента (этап 1 + этап 2), включает в себя рассмотрение таблиц и рисунков, приведенных в приложении А для аудита СМК, в приложении В для аудита СЭМ и в приложении С для аудита СМБТиОЗ соответственно. Приложение А (СМК) основывается на эффективной численности персонала (см. 4.3) и уровне риска, но не указывает минимальное или максимальное время аудита. Кроме эффективной численности персонала, приложение В (СЭМ) основывается также на экологической сложности организации и не указывает минимальное или максимальное время аудита, приложение С (СМБТиОЗ) основывается на эффективной численности персонала и категории сложности риска в области БТиОЗ, связанного со сферой деятельности организации, и не указывает минимальное или максимальное время аудита. Таблица СМБТиОЗ - 2 показывает связь между сферами деятельности и категориями сложности БТиОЗ на основе рисков в области БТиОЗ.

Примечание - Нормальной практикой считается, что время, затраченное на проведение этапа 2, превышает время, затраченное на проведение этапа 1.

5.2 При помощи подходящего коэффициента, эти таблицы и рисунки можно использовать в качестве базиса для расчета времени надзорного (пункт 7) и ресертификационного (пункт 8) аудитов.

5.3 ООС должен иметь процедуры, обеспечивающие соответствующее распределение времени на проведение аудита важных процессов клиента. Опыт показывает, что время, необходимое для проведения результативного аудита как СМК, так и СЭМ и СМБТиОЗ, зависит также от других факторов помимо численности персонала. Эти факторы подробно рассматриваются в разделе 10.

5.4 Настоящий стандарт перечисляет положения, которые необходимо учитывать при определении времени, которое необходимо для проведения аудита. Эти и другие факторы необходимо оценить на предмет потенциального воздействия на определение времени аудита, вне зависимости от типа аудита, в ходе процесса анализа заявки ООС и после проведения этапа 1, а также на протяжении сертификационного цикла и в ходе повторной сертификации. Таким образом, соответствующие таблицы, рисунки и диаграммы по СМК, СЭМ и СМБТиОЗ, демонстрирующие взаимосвязь между эффективной численностью персонала и сложностью организации, не могут быть использованы по отдельности. Данные таблицы и рисунки дают основу для дальнейшего планирования аудита и, таким образом, необходимые корректировки для определения времени аудита для всех типов аудитов.

5.5 Для аудитов СМК рисунок СМК - 1 предоставляет визуальное руководство по внесению корректировок в основное время аудита, рассчитанное по таблице СМК - 1, и предоставляет основу для процесса, который необходимо использовать при планировании аудита посредством определения исходной точки на основе общей эффективной численности персонала во всех сменах.

5.6 В отношении аудита СЭМ при расчете времени аудита целесообразно основываться на эффективной численности персонала организации, а также природе, количестве и сложности экологических аспектов стандартной организации в данной отрасли. Таблицы СЭМ - 1 и СЭМ - 2 предоставляют основу для процессов, которые необходимо использовать при планировании проведения аудита. Время аудита систем менеджмента затем должно быть скорректировано с учетом значительных факторов, относящихся только к организации, подлежащей аудиту.

В отношении аудита СМБТиОЗ при расчете времени аудита целесообразно основываться на эффективной численности персонала организации, а также на природе, количестве и серьезности рисков в области БТиОЗ стандартной в данной отрасли. Таблицы СМБТиОЗ - 1 и СМБТиОЗ - 2 предоставляют основу для процессов, которые необходимо использовать при планировании аудита. Время аудита систем менеджмента затем должно быть скорректировано с учетом значительных факторов, относящихся только к организации, подлежащей аудиту.

5.7 Исходная точка отсчета для определения времени аудита систем менеджмента должна быть идентифицирована, основываясь на эффективной численности персонала, а затем откорректирована с учетом существенных для аудируемого клиента факторов, с дополнением или исключением определенных показателей для изменения базовой цифры. В каждом случае необходимо зафиксировать основу для расчета времени аудита систем менеджмента, включая все внесенные корректировки. ООС должен проконтролировать, чтобы любые изменения во времени аудита не повлияли на результативность аудита.

В отношении СМК и СЭМ, если процессы реализации продукции или услуг осуществляются посменно, объем аудита каждой смены ООС зависит от процессов, выполняемых в каждую смену и от уровня контроля каждой смены, продемонстрированного клиентом. Для осуществления аудита результативности внедрения должен быть проведен аудит как минимум одной смены. Основания отсутствия аудита других смен (например, смен, деятельность которых осуществляется вне обычных рабочих часов) должны быть документально оформлены.

В отношении СМБТиОЗ, если процессы реализации продукции или услуг осуществляются посменно, объем аудита каждой смены ООС зависит от процессов, выполняемых в каждую смену, принимая во внимание связанные риски в области БТиОЗ, и от уровня контроля над каждой сменой, продемонстрированного клиентом. Для проведения аудита эффективности внедрения, по крайней мере одна из смен, деятельность которой осуществляется в обычные рабочие часы, и одна из смен, осуществляющих свою деятельность вне рабочих часов, должны проверяться в течение первого цикла сертификации. В ходе надзорных аудитов последующих циклов ООС может принять решение не проводить аудит второй смены на основании признанной зрелости СМБТиОЗ организации. По мере возможности, рекомендуется вносить коррективы в связи с задержкой начала проведения аудита, с тем, чтобы охватить обе смены в течение аудито-дня. Обоснование отказа от проведения аудита других смен должно быть документально оформлено с учетом риска невыполнения этого требования.

5.8 Время аудита систем менеджмента определяется с использованием таблиц или рисунков приложений А, В и С не должно учитывать время работы стажеров, наблюдателей или технических экспертов.

5.9 Сокращение времени аудита систем менеджмента не должно превышать 30% от времени, указанного в таблицах СМК - 1, СЭМ - 1 и СМБТиОЗ - 1.

Примечание - Пункт 5.9 может не применяться к ситуациям, описанным в IAF MD 1 для отдельных площадок при производстве на нескольких местах. В этом случае на таких местах доступно ограниченное количество процессов, и применение всех соответствующих требований стандарта(-ов) систем менеджмента может быть верифицировано.