После информирования о поступлении первоначальной претензии ее следует зарегистрировать, указав сопроводительную информацию и присвоив уникальный идентификационный код. В записи о первоначальной претензии следует указывать варианты урегулирования, требуемые предъявляющим претензию, и любую другую информацию, необходимую для результативной работы с претензией, в том числе:
- описание претензии и соответствующих дополнительных сведений;
- запрошенный способ урегулирования;
- продукция и услуги или соответствующие практики организации, являющиеся объектом претензии;
- срок предоставления ответа;
- данные о сотрудниках, отделе, филиале, организации и сегменте рынка;
- предпринятое оперативное действие (при наличии).
Дополнительные руководящие указания см. в приложениях C и F.