ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы

     5.3 Документные системы

5.3.1 Общие положения

Документные системы должны:

a) применять средства управления документами (см. раздел 8);

b) поддерживать процессы создания, ввода в систему и управления документами (см. раздел 9);

c) поддерживать создание и сохранение логических связей между контентом и метаданными документа (см. 5.2.3).

При разработке и внедрении документных систем следует учитывать деловой контекст (см. 7.3) и требования, предъявляемые к документам (см. 7.4). Документные системы должны отвечать требованиям:

a) соответствия характеристикам документных систем, перечисленных в 5.3.2;

b) совместимости для поддержки взаимодействия с другими системами и гибкого подхода к использованию средств управления документами;

c) простоты и оперативности использования документов;

d) готовности к технологическим или организационным изменениям, таким как модернизация системы или административная реструктуризация;

e) готовности к временному прекращению деловой деятельности и обеспечению непрерывности работы в случае неожиданных сбоев.

Документные системы могут быть разработаны специально для управления документами или могут быть системами, предназначенными для других деловых процессов, адаптированных таким образом, чтобы они также поддерживали создание, ввод в систему и управление документами.

Полноценность документов обеспечивается за счет управления ими в документных системах, которые соответствуют следующим характеристикам: надежность, безопасность, соответствие, комплексность и системность (см. 5.3.2).

5.3.2 Характеристики документных систем