ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы

     5.2 Документы

5.2.1 Общие положения

Документы и их совокупности фиксируют отдельные события или операции и создаются в результате рабочих процессов, действий или функций.

Документы, независимо от формы или структуры, должны обладать характеристиками аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования (см. 5.2.2), которые считаются доказательством подлинности деловых событий или операций и полностью отвечают установленным требованиям по ведению деловых операций.

5.2.2 Свойства документов

5.2.2.1 Аутентичность

Документ является аутентичным, если он:

a) соответствует установленным правилам;

b) был создан или отправлен уполномоченным лицом;

c) был создан или отправлен в то время, которое указано в документе.

Правила ведения деловых операций, процессы, политика и процедуры, которые контролируют создание, ввод в систему и управление документами (см. 6.2), должны быть внедрены и документально зафиксированы для обеспечения аутентичности документов. Участники процесса создания документа должны быть авторизованы и идентифицированы (см. 6.3).

5.2.2.2 Достоверность

Достоверным является документ:

a) содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов;

b) которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.