ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы

     4 Принципы управления документами

Управление документами основано на следующих принципах:

a) создание, ввод в систему и управление документами являются неотъемлемой частью ведения деловых операций (см. 5.1);

b) документы, независимо от формы или структуры, являются подлинными доказательствами деятельности в том случае, когда они соответствуют характеристикам аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования (см. 5.2.2);

c) документы состоят из контента и метаданных, которые описывают контекст, контент и структуру документов, а также управление ими в течение времени (см. 5.2.3);

d) решения, касающиеся создания, ввода в систему и управления документами, основаны на анализе и оценке рисков деловой деятельности в деловом, правовом, нормативном и социальном контексте (см. раздел 7);

e) системы управления документами, независимо от степени их автоматизации, позволяют применять средства управления документами и осуществлять процессы создания, ввода в систему и управления ими (см. 5.3). Они зависят от определенной политики, распределения обязанностей, мониторинга, оценки и обучения в целях выполнения установленных требований к документации (см. раздел 6).

Более подробно перечисленные принципы рассматриваются в разделах о средствах управления и процессах управления документами.