ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы

     3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 доступ (access): Право, возможность, средства, обеспечивающие поиск, использование или извлечение информации.

3.2 деятельность (activity): Основная задача, выполняемая деловой структурой в рамках ее функций (см. 3.11).

3.3 агент (agent): Отдельное лицо, рабочая группа или организация, ответственная за/или вовлеченная в процессы создания, ввода и/или управления документами.

Примечание - Технологические инструменты, такие как программные приложения, могут считаться агентами, если они выполняют операции с документами.

3.4 схема классификации деловых операций (business classification scheme): Инструмент для связи документов с контекстом их создания.

3.5 классификация (classification): Систематическая идентификация и/или упорядочение деловой деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами.

3.6 конвертирование (conversion): Процесс перевода документов из одного формата в другой.

3.7 уничтожение (destruction): Процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности их восстановления.

3.8 отбор и передача на хранение или уничтожение (disposition): Совокупность процессов, включающих экспертизу ценности, отбор, передачу на хранение или уничтожение документов (см. 3.7), осуществляемых в соответствии с правилами (см. 3.9) или другими инструментами.

3.9 правила отбора и передачи (disposition authority): Инструмент, который определяет действия по отбору и передаче (см. 3.8) отдельных документов на хранение или уничтожение.

3.10 доказательство (evidence): Документация о транзакции (деловой операции) (см. 3.18).

Примечание - Документальное подтверждение совершения транзакции (деловой операции), созданное при обычных условиях ведения деятельности и являющееся целостным (неповрежденным) и полным. Этот термин применяется не только в юридическом смысле.