ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования (Переиздание)

     5.3 Организационные функции, обязанности и полномочия

5.3.1 Общие положения

Руководство должно обеспечивать определение и распределение ответственности и полномочий в области управления документами, а также их доведение до сотрудников всей организации, ее структурных подразделений или до индивидуальных лиц, работающих на организацию либо от ее имени. Обязанности должны быть надлежащим образом распределены между всеми сотрудниками согласно соответствующим функциям и уровням организации, в частности между руководством, руководителями проектов, документоведами (специалистами в области управления документами), ИТ-специалистами, системными администраторами и иными должностными лицами, в обязанности которых входит создание документов и управление ими.

Инициатива о внедрении СУД должна исходить от представителя руководства (руководителя направления). Если необходимо, в соответствии с размером и сложностью организации и ее процессами управления документами отдельно может быть назначен специалист по оперативному управлению документами с надлежащей подготовкой и обладающий соответствующими полномочиями. Распределение обязанностей и их иерархия должны быть документально зафиксированы.

5.3.2 Обязанности руководства

Из состава руководства необходимо назначить должностное лицо (уполномоченного представителя), которое, независимо от наличия других обязанностей, должно обеспечивать:

a) формирование, внедрение, поддержку СУД в соответствии с требованиями настоящего стандарта;

b) информирование о СУД сотрудников всей организации;

c) распределение надлежащим образом определенных функций и обязанностей и необходимую квалификацию сотрудников, выполняющих эти функции.

Примечание - Обязанности могут быть возложены на конкретное должностное лицо или группу лиц в зависимости от сложности структуры организации.

5.3.3 Оперативное управление

Руководство организации должно назначить должностное лицо для осуществления оперативного управления документами (оперативного руководителя), в функции, обязанности и полномочия которого входят:

a) внедрение СУД на операционном уровне;

b) подготовка отчетов руководству о работе СУД для анализа, включая рекомендации по улучшению;

c) взаимодействие и сотрудничество со сторонними организациями по вопросам, относящимся к СУД.

Примечание - Функции руководителя направления и оперативного руководителя может выполнять один и тот же человек или группа людей.