ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования (Переиздание)

     4.2 Деловые, правовые и иные требования

При разработке и анализе целей управления документами организация должна учитывать деловые, правовые, нормативные и иные требования, связанные с созданием и управлением документами.

Организации необходимо оценить и документально зафиксировать деловые, правовые, нормативные и иные требования, оказывающие влияние на ее деятельность, которым она должна соответствовать и подтверждение соответствия которым обязана предоставлять.

Деловые требования включают все требования для надлежащего осуществления операций или деловой деятельности организации. Они возникают в процессе осуществления текущей деловой деятельности, планирования и развития, управления рисками и планирования непрерывности осуществления деятельности.

Правовые требования включают требования, связанные с созданием и управлением документами. Источниками правовых требований являются:

a) нормы права и судебная практика, включая законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в отдельных отраслях;

b) законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к доказательству, документам и архивам, доступу, конфиденциальности, защите данных и информации, а также электронной коммерции;

c) основополагающие нормативные документы организаций, уставы или соглашения, участником которых является организация;

d) договоры и иные соглашения, которые организация согласно действующему законодательству обязана соблюдать.

Иные требования включают добровольные обязательства, выполняемые организацией:

- добровольно применяемые кодексы, отражающие передовой опыт;

- добровольно применяемые правила поведения и этики;

- идентифицируемые общественные ожидания, касающиеся приемлемого поведения в определенной отрасли или организации, включая качественное управление, прозрачность принятия решений, надлежащий контроль мошеннических или злонамеренных действий.