ГОСТ Р 57665-2017 Документы в законодательных (представительных) органах субъектов Российской Федерации. Часть 1. Порядок работы (Переиздание)

     7 Организация электронного документооборота в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания депутатов

7.1 Целью организации электронного документооборота является оптимизация и повышение открытости процессов документационного обеспечения деятельности Собрания депутатов и Аппарата Собрания депутатов. Практическая реализация электронного документооборота предполагает поэтапный переход от традиционного бумажного к электронному документообороту.

Регламентация электронного документооборота включает два уровня электронного документооборота в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания депутатов:

- внутренний документооборот, включающий переписку руководства Собрания депутатов, органов Собрания депутатов, депутатов, руководства Аппарата Собрания депутатов, структурных подразделений;

- внешний документооборот, включающий переписку руководства Собрания депутатов, органов Собрания депутатов, депутатов, руководства Аппарата Собрания депутатов, структурных подразделений с органами государственной власти, организациями и гражданами.

7.2 Организационно-технологические процессы электронного документооборота в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания депутатов регламентируют отдельным нормативным документом, подлежащим согласованию комитетом Собрания депутатов, отвечающим за вопросы организации работы Собрания депутатов.

7.3 Базовой технологической основой организации электронного документооборота в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания депутатов являются САДД и АСОЗД.

7.4 Организация электронного документооборота во внутренней переписке включает:

- перевод входящих документов, представленных на бумажном носителе, в электронную форму путем сканирования (с учетом ограничений законодательства Российской Федерации) с прикреплением к ЭРК файла, содержащего отсканированный образ документа, и его доставку адресату, при этом исключается копирование документа на бумажном носителе при направлении его нескольким адресатам;

- представление внутренних документов в форме электронного документа на электронном бланке и подписание его электронной подписью должностного лица или депутата (с учетом соблюдения ограничений, предусмотренных законодательством Российской Федерации на документы, оригиналы которых должны быть представлены на бумажном носителе: документы законодательного процесса, документы по вопросам финансового обеспечения деятельности Собрания депутатов и Аппарата Собрания депутатов, документы по кадровым вопросам, по вопросам командирования, документы с пометкой "Для служебного пользования", а также внутренние документы, адресованные Председателю Собрания депутатов);

- перевод внутренних документов, представленных на бумажном носителе, в электронную форму с учетом ограничений законодательства Российской Федерации;

- регистрацию внутренних документов в САДД с прикреплением к ЭРК файла, содержащего электронный документ, подписанный электронной подписью, или отсканированный образ документа;

- доставку внутренних электронных документов, подписанных электронной подписью, или отсканированных образов документов средствами САДД адресату без дублирования на бумажном носителе;

- доставку отсканированных внутренних документов в соответствии с резолюциями (поручениями) к ним средствами САДД без дублирования их на бумажном носителе; при этом оригинал внутреннего документа на бумажном носителе хранится в деле адресата, которому первично направлен внутренний документ;

- согласование проектов распоряжений Председателя Собрания депутатов, руководителя Аппарата Собрания депутатов и проектов документов в электронной форме с использованием электронной подписи (визирование) в САДД;

- размещение электронных копий текстов законопроектов и материалов к ним, проектов постановлений Собрания депутатов и проектов документов, которые принимаются или утверждаются постановлениями Собрания депутатов, а также других документов и материалов, связанных с законодательной деятельностью, статистической и иной информации о ходе и результатах федерального законодательного процесса в АСОЗД;

- использование фонда электронных информационных ресурсов Собрания депутатов для размещения в электронной форме утвержденных нормативных документов по различным направлениям деятельности Собрания депутатов и Аппарата Собрания депутатов, аналитических, справочных и информационных материалов, а также проектов документов большого объема для подготовки по ним замечаний и предложений структурных подразделений.

7.5 Организация электронного документооборота во внешней переписке включает:

- обмен электронными копиями нормативных правовых актов и отдельными видами документов с федеральными органами государственной власти в рамках заключенных двухсторонних соглашений об организации электронного документооборота;

- подготовку и направление в электронной форме ответов на обращения и запросы граждан на заявленный ими адрес электронной почты.