ГОСТ Р 57665-2017 Документы в законодательных (представительных) органах субъектов Российской Федерации. Часть 1. Порядок работы (Переиздание)

     6 Прием, регистрация и прохождение документов

6.1 Прием, регистрация и доставка документов

6.1.1 Документы, поступающие в Собрание депутатов, принимают, проходят первичную обработку, регистрируют в САДД и преобразовывают в электронную форму (создание электронного образа документа) в подразделении ИТДО и/или его структурных подразделениях.

6.1.2 Документы в Собрание депутатов доставляют почтовой связью, фельдъегерской связью, нарочными (курьерами), по электронной почте или передают на личном приеме.

6.1.3 При приеме корреспонденции в конвертах (пакетах) следует соблюдать меры предосторожности в соответствии с инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции.

6.1.4 Документы, доставляемые нарочными, поступают в подразделение прохождения документов и документационного обеспечения (далее по тексту - подразделение ПДДО).

6.1.5 Документы с пометками "Вручить немедленно" или "Срочно", принятые от нарочных, незамедлительно доставляют в подразделение ПДДО.

В нерабочее время документы с пометками "Вручить немедленно" или "Срочно", доставленные фельдъегерской службой и адресованные Собранию депутатов и Аппарату Собрания депутатов, направляют в управление делами Собрания депутатов, а адресованные Председателю Собрания депутатов - в секретариат Председателя Собрания депутатов. Полученные этими структурными подразделениями документы передают для регистрации в подразделение ПДДО до 9 часов следующего рабочего дня.

6.1.6 Корреспонденцию для депутатов Собрания депутатов (далее по тексту - депутаты), поступающую в Собрание депутатов через отделение почтовой связи, расположенное в здании Собрания депутатов (далее по тексту - отделение почтовой связи), за исключением заказных писем и нестандартной по размеру и весу корреспонденции, работники отделения почтовой связи раскладывают по индивидуальным абонементным ячейкам установленных в Собрании депутатов почтовых шкафов.

6.1.7 Заказные письма, адресованные депутатам, нестандартную по размерам и весу корреспонденцию не вскрывают, регистрируют в САДД по реквизитам на конверте и передают под роспись в реестре передачи документа ответственному за делопроизводство в структурном подразделении для последующей передачи депутату или его помощнику по работе в Собрании депутатов (далее по тексту - помощник депутата).

6.1.8 При приеме и первичной обработке документов в подразделении ПДДО осуществляют проверку правильности адресации, оформления, целостности упаковки, наличия указанных вложений.

Если при вскрытии конверта (пакета) обнаружено отсутствие документов или отдельных листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конверте (пакете) номерам вложенных в него документов, другие ошибки в оформлении документов, составляют акт в двух экземплярах. Акт подписывается двумя служащими подразделения ПДДО и утверждается начальником этого подразделения. Один экземпляр акта хранят в подразделении ПДДО, второй экземпляр вместе с документом возвращают отправителю документа.

Документы, поступившие в Собрание депутатов ошибочно, подразделение ПДДО возвращает отправителю.

6.1.9 Документы на иностранных языках, адресованные Председателю Собрания депутатов, заместителям Председателя Собрания депутатов (далее по тексту - руководство Собрания депутатов) или руководителю Аппарата Собрания депутатов, регистрируют в САДД в подразделении ПДДО по реквизитам, указанным на конверте (пакете), а затем направляют в подразделение международного сотрудничества Аппарата Собрания депутатов (далее по тексту - подразделение международного сотрудничества) для перевода на русский язык или составления аннотации, после чего через подразделение ПДДО передают адресату.

6.1.10 Заказные письма, адресованные фракции в Собрании депутатов, не вскрывают, регистрируют в САДД по реквизитам, имеющимся на конверте, и передают ответственному за делопроизводство в Аппарате фракции в Собрании депутатов под роспись в реестре передачи документа.

6.1.11 Корреспонденцию с пометкой "Лично" не вскрывают и регистрируют в САДД по реквизитам на конверте (пакете), после чего передают ответственному за делопроизводство в структурном подразделении под роспись в реестре передачи документа.

6.1.12 Конверты (пакеты) с пометкой "На конкурс" не вскрывают, регистрируют в САДД по реквизитам на конверте (пакете), после чего оперативно передают в подразделение по закупкам Собрания депутатов (далее по тексту - подразделение по закупкам).

6.1.13 Служащий подразделения ПДДО, принимающий документы, имеет право вскрыть полученные конверты (пакеты) с пометкой "Лично", а также адресованные фракциям в Собрании депутатов или депутатам, если:

- на конверте (пакете) отсутствует адрес отправителя или адрес отправителя указан неполно;

- неточно или неверно указан адресат в Собрании депутатов или в Аппарате Собрания депутатов;

- конверты (пакеты) от одного отправителя одновременно поступили большому числу адресатов (один или два конверта (пакета) вскрывают выборочно);

- у служащего подразделения ПДДО, принимающего документы, возникли предположения о возможности нахождения в конверте (пакете) веществ, подозрительных или опасных для жизни и здоровья.

О вскрытии конверта (пакета) составляется акт, который подписывают два служащих подразделения ПДДО, с указанием причины вскрытия.

6.1.14 Конверты (пакеты), в которых поступили документы, уничтожают, за исключением случаев, когда:

- только по конверту (пакету) можно установить адрес отправителя, даты отправки и получения документа;

- документы поступили из иностранных государств, судов, следственных органов, содержат договоры или иные документы договорного характера, финансовые счета, а также претензии, жалобы, исковые заявления граждан и организаций.

6.1.15 Поступившую корреспонденцию подразделяют на регистрируемую и нерегистрируемую в подразделении ИТДО.

Корреспонденцию граждан, поступившую в подразделение ПДДО на имя должностных лиц и структурных подразделений, не вскрывают и передают для регистрации в подразделение по обеспечению деятельности приемной Собрания депутатов подразделения ИТДО (далее по тексту - подразделение по обеспечению деятельности приемной Собрания депутатов).

Документы организаций, поступившие в подразделение ПДДО по почте или принятые фельдъегерской службой и не относящиеся к деятельности Собрания депутатов, направляют для регистрации в подразделение по обеспечению деятельности приемной Собрания депутатов с конвертами.