ГОСТ Р 57665-2017

     

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДОКУМЕНТЫ В ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ (ПРЕДСТАВИТЕЛЬНЫХ) ОРГАНАХ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Часть 1

Порядок работы

Documents of legislative (representative) bodies of the constituent entities of the Russian Federation. Part 1. Operational procedure

ОКС 03.160

Дата введения 2018-06-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением "Государственный региональный центр стандартизации, метрологии и испытаний в г.Санкт-Петербурге и Ленинградской области" (ФБУ "Тест-С.-Петербург")

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 115 "Устойчивое развитие административно-территориальных образований"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 14 сентября 2017 г. N 1111-ст

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Март 2020 г.

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

     1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает порядок работы с документами в законодательных (представительных) органах государственной власти субъектов Российской Федерации.

Настоящий стандарт направлен на установление единообразия и внедрение электронного документооборота в деятельность законодательных (представительных) органов государственной власти субъекта Российской Федерации.

     2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р 57664 Документы в законодательных (представительных) органах субъектов Российской Федерации. Часть 2. Типовые образцы

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

     3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 внутренний документ (в деятельности законодательных (представительных) органов государственной власти субъекта Российской Федерации): Документ, подготовленный в Собрании депутатов или в Аппарате Собрания депутатов и направленный внутренним адресатам.

Примечание - Внутренний документ может быть документом на бумажном носителе или электронным документом, подписанным электронной подписью.

3.2 входящий документ (в деятельности законодательных (представительных) органов государственной власти субъекта Российской Федерации): Документ, поступивший в Собрание депутатов или в Аппарат Собрания депутатов.

3.3 государственные органы: Органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и иные государственные органы, образуемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации.

3.4 должностное лицо: Лицо, замещающее государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации, либо лицо, замещающее должность федеральной государственной гражданской службы категории "руководители" или должность государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации.

3.5 запрос пользователя информацией (в деятельности законодательных (представительных) органов государственной власти субъекта Российской Федерации): Обращение пользователя информацией в устной, письменной или электронной форме в Собрание депутатов, Аппарат Собрания депутатов или к их должностным лицам о предоставлении информации о деятельности Собрания депутатов, Аппарата Собрания депутатов.

3.6 исходящий документ (в деятельности законодательных (представительных) органов государственной власти субъекта Российской Федерации): Документ, отправляемый из Собрания депутатов.

3.7 нормативный правовой акт: Письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, обязательный для исполнения неопределенным кругом лиц и рассчитанный на неоднократное применение.

3.8 обращения граждан и организаций (в деятельности законодательных (представительных) органов государственной власти субъекта Российской Федерации): Предложения, заявления или жалобы в письменной, устной или в электронной форме от граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, организаций, общественных объединений, направленные в Собрание депутатов или в Аппарат Собрания депутатов, в том числе поступившие из других государственных органов или органов местного самоуправления.

3.9 организационно-распорядительный документ (в деятельности законодательных (представительных) органов государственной власти субъекта Российской Федерации): Вид письменного документа, в котором фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Собрания депутатов, Аппарата Собрания депутатов.

3.10 персональные данные: Любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

3.11 пользователи информацией (в деятельности законодательных (представительных) органов государственной власти субъекта Российской Федерации): Граждане, организации, включая общественные объединения, а также государственные органы, органы местного самоуправления, осуществляющие поиск информации о деятельности Собрания депутатов, Аппарата Собрания депутатов.

3.12 проект документа: Текст документа до его подписания или утверждения.

3.13 регистрационная карточка проекта документа, РКПД: Электронная форма, предназначенная для внесения сведений о проекте документа в базу данных САДД.

3.14 Собрание депутатов: Законодательный (представительный) орган государственной власти субъекта Российской Федерации.

3.15 центральная экспертная комиссия в Собрании депутатов: Постоянно действующий совещательный орган при Руководителе Аппарата Собрания депутатов, созданный для организации и проведения методической и практической работы по вопросам экспертизы ценности документов Собрания депутатов, уничтожения документов с истекшими сроками хранения и подготовки к передаче на государственное хранение документов Собрания депутатов, относящихся к составу Архивного фонда Собрания депутатов.

3.16 экспертная комиссия структурного подразделения в Собрании депутатов: Постоянно действующий орган, созданный для организации и проведения работы по составлению номенклатуры дел структурного подразделения, отбору документов с истекшими сроками хранения, формированию дел и подготовке их к передаче в подразделение формирования архива Собрания депутатов.

3.17 электронная регистрационная карточка, ЭРК: Электронная форма, предназначенная для внесения сведений о документе в базу данных САДД.

3.18 электронный архив: Совокупность находящихся на архивном хранении электронных образов документов, электронных документов, а также электронных регистрационных карточек к ним.

3.19 электронный бланк: Бланк, созданный в электронной форме по образцу бланка документа на бумажном носителе, представленному в инструкции по работе с документами в Собрании депутатов.

3.20 электронный образ документа: Электронная копия документа, полученная в результате сканирования оригинала (подлинника) документа.

     4 Сокращения

В настоящем стандарте применены следующие сокращения:

АСОЗД - автоматизированная система обеспечения законодательной деятельности, предназначенная для размещения электронных копий текстов законопроектов и материалов к ним, проектов постановлений Собрания депутатов и проектов документов, которые принимаются или утверждаются постановлениями Собрания депутатов, а также других документов и материалов, непосредственно связанных с законодательной деятельностью, статистической и иной информации о ходе и результатах законодательного процесса;

ДСП - для служебного пользования;

ИТДО - информационно-технологическое и документационное обеспечение;

МЭДО - система межведомственного электронного документооборота;

ПДДО - прохождение документов и документационное обеспечение;

РКПД - регистрационная карточка проекта документа;

САДД - система автоматизированного делопроизводства и документооборота, предназначенная для регистрации документов на бумажном носителе или в электронной форме, а также для контроля за их прохождением и исполнением;

СМИ - средства массовой информации;

СЭА - система учета архивных материалов и ведения электронного архива;

ЭПК - экспертно-проверочная комиссия Государственного архива субъекта Российской Федерации;

ЭРК - электронная регистрационная карточка.

     5 Общие положения

5.1 Требования и правила настоящего стандарта реализуются путем разработки на его основе и утверждения распоряжением Председателя Собрания депутатов инструкции по работе с документами в Собрании депутатов (далее по тексту - инструкция).

5.2 Требования и правила, изложенные в инструкции, относятся к служащим, замещающим должности в Аппарате Собрания депутатов, помощникам депутатов Собрания депутатов по работе в Собрании депутатов, работающих по служебному контракту или срочному трудовому договору (далее по тексту - помощники депутатов), а также распространяются на лиц, заключивших гражданско-правовые договоры.

5.3 Положения инструкции не распространяются на порядок и правила работы с секретными документами, которые устанавливаются нормативными правовыми актами о государственной тайне и об обеспечении режима секретности.

5.4 Инструкция устанавливает общий порядок использования в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания депутатов автоматизированных систем и информационных технологий и предусматривает переход к электронному документообороту.

5.5 Правила организации личного приема граждан и рассмотрения индивидуальных и коллективных обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания депутатов определяются законодательством Российской Федерации, регламентом Собрания депутатов и порядком рассмотрения обращений граждан в Собрании депутатов.

5.6 Правила предоставления пользователям информации о деятельности Собрания депутатов и Аппарата Собрания депутатов определяются принятым порядком организации доступа и контроля за обеспечением доступа к информации о деятельности Собрания депутатов.

5.7 Правила подготовки, оформления, согласования гражданско-правовых договоров, в том числе государственных контрактов, их регистрации, учета и хранения в Аппарате Собрания депутатов, а также порядок регистрации документов, связанных с подготовкой и заключением договоров, регламентируются соответствующими нормативными документами, утверждаемыми распоряжениями руководителя Аппарата Собрания депутатов.

5.8 Знание и исполнение положений инструкции обязательны для всех лиц, работающих с документами в Собрании депутатов и в Аппарате Собрания депутатов.

5.9 Лица, работающие с документами в Собрании депутатов и Аппарате Собрания депутатов, несут персональную ответственность за соблюдение требований инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

5.10 Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, в том числе за прохождение и исполнение документов, за соблюдение установленного инструкцией порядка работы с документами, обеспечиваемого служащим, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении в соответствии с должностным регламентом (далее по тексту - ответственный за делопроизводство в структурном подразделении), возлагается на руководителя структурного подразделения.

5.11 Организационно-методическая поддержка организации единой системы делопроизводства и контроль за соблюдением требований инструкции осуществляется структурным подразделением Аппарата Собрания депутатов, отвечающим за информационно-технологическое и документационное обеспечение (далее по тексту - подразделение ИТДО).

5.12 Внесение изменений в инструкцию согласовывают комитетом Собрания депутатов по регламенту и организации работы Собрания депутатов и утверждают распоряжением Председателя Собрания депутатов по представлению руководителя Аппарата Собрания депутатов.

     6 Прием, регистрация и прохождение документов

6.1 Прием, регистрация и доставка документов

6.1.1 Документы, поступающие в Собрание депутатов, принимают, проходят первичную обработку, регистрируют в САДД и преобразовывают в электронную форму (создание электронного образа документа) в подразделении ИТДО и/или его структурных подразделениях.

6.1.2 Документы в Собрание депутатов доставляют почтовой связью, фельдъегерской связью, нарочными (курьерами), по электронной почте или передают на личном приеме.

6.1.3 При приеме корреспонденции в конвертах (пакетах) следует соблюдать меры предосторожности в соответствии с инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции.

6.1.4 Документы, доставляемые нарочными, поступают в подразделение прохождения документов и документационного обеспечения (далее по тексту - подразделение ПДДО).

6.1.5 Документы с пометками "Вручить немедленно" или "Срочно", принятые от нарочных, незамедлительно доставляют в подразделение ПДДО.

В нерабочее время документы с пометками "Вручить немедленно" или "Срочно", доставленные фельдъегерской службой и адресованные Собранию депутатов и Аппарату Собрания депутатов, направляют в управление делами Собрания депутатов, а адресованные Председателю Собрания депутатов - в секретариат Председателя Собрания депутатов. Полученные этими структурными подразделениями документы передают для регистрации в подразделение ПДДО до 9 часов следующего рабочего дня.