ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем

     5.5 Документные процессы

При идентификации риска основное внимание обращается на используемые при управлении документами и документными системами процессы создания документов (или их элементов) и контроля над ними.

Примечание - Предполагается, что специалисты по управлению документами при проектировании документов и документных процессов используют в качестве руководства стандарты и технические отчеты ИСО 15489-1, ИСО 23081-1, ИСО 23081-2 и ИСО/ТО 23081-3.

5.5.1 Области неопределенности: проектирование документов

Области неопределенности в процессах проектирования документов следующие:

a) адекватное проведение анализа видов деятельности с целью выявления требований к документам;

b) всесторонний характер сбора требований к документам для каждого делового процесса, когда, в том числе, учитываются потребности всех заинтересованных сторон;

c) адекватность проектирования документов (например, установления содержания и определения метаданных, необходимых для идентификации, описания, использования, сохранения истории событий, а также для планирования событий), соответствующая требованиям к документам;

d) адекватность схем наименования и классификации поставленным целям.

5.5.2 Области неопределенности: создание документов и внедрение документных систем

Области неопределенности в процессах создания документов и внедрения документных систем следующие:

a) для всех документов выбраны подходящие для соответствующих деловых процессов и документных систем точки их создания или захвата (обеспечиваются своевременность, комплексность и полнота создания/захвата);

b) эффективность интеграции, где это уместно, деловых процессов с процессами создания документов и контроля над ними;

c) адекватное распределение и документирование обязанностей и ответственности создателей документов и участвующих в деловых транзакциях агентов (там, где это разные лица);

d) распределение обязанностей и ответственности по захвату документов организации из внешних сред соответствует требованиям;

e) спецификации метаданных ведутся и документируются надлежащим образом;

f) надлежащим образом документируются и контролируются процессы управления и протоколирования доступа к документам.

5.5.3 Области неопределенности: метаданные

Области неопределенности в процессах управления метаданными следующие:

a) имеются и доступны технические спецификации метаданных, используемых в документах, документных процессах и системах;

b) обеспечивается управление спецификациями метаданных, дающее возможность проводить по мере необходимости их обновление.

5.5.4 Области неопределенности: использование документов и документных систем

Области неопределенности в процессах доступа и использования следующие:

a) соответствующие требованиям стабильность и своевременность извлечения или получения доступа к документам;

b) адекватность управления правами доступа пользователей во всех документных процессах;

c) управление инцидентами безопасности и случаями взлома других мер и средств контроля доступа;

d) ведение документации, показывающей, кто во времени получал доступ к документам и вносил в них изменения;

e) адекватность подготовки использующего процессы персонала;

f) соблюдение установленных процедур.