ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем

     5.3 Контекст деятельности организации: внутренние факторы

5.3.1 Области неопределенности: организационные изменения

Влияющие на организацию управленческие решения, такие как решения о слиянии компаний, о поглощении другой компании, о прочих приобретениях, реструктуризациях, сокращениях, передаче функций на аутсорсинг либо переводе в оффшоры представляют собой значительную область неопределенности во внутреннем контексте организации. Подобные решения будут влиять на документные процессы и системы, например:

a) изменение прав собственности на документы и документные системы, и последующая передача документов в организацию и из нее;

b) изменение прав собственности на документы и документные системы, приводящее к вынужденной миграции документов или к объединению систем;

c) соглашения о доступе к документным системам, обеспечивающие право непрерывного доступа к документам после их передачи и миграции;

d) наследование ответственности за документы и документные системы в отсутствие адекватной документации;

e) утрата персонала или корпоративной памяти, отражающиеся на имеющихся у организации знаниях о текущих документах и системах, в том числе о процедурах извлечения и использования документов, и на знаниях о более старых документах, унаследованных через организационные изменения;

f) прекращение использования документов и документных систем, особенно унаследованных систем, за которые никто не несет ответственность;

g) изменение условий в договорах с третьими сторонами об оказании услуг;

h) введение новых или модификация существующих внутренних политик организации, влияющих на документные системы и процессы;

i) наличие политик и процедур, которые не были своевременно пересмотрены и обновлены и стали неприменимыми либо стали несогласованными или противоречивыми в результате организационных изменений;

j) изменения в кадровом составе организации, которые могут повлиять на распределение ответственности за документы;

k) изменения в кадровой политике, в финансировании и возможностях для подготовки персонала и повышения его квалификации, которые влияют на компетенцию отвечающих за документы специалистов, а также

I) отказ от проведения тестирования и актуализации плана действий в случае катастроф и в ходе последующего восстановления деятельности организации, что может повлиять на судьбу документов в случае стихийного бедствия.

5.3.2 Области неопределенности: технологические изменения

Внедрение новых технологий и систем создает возможности для совершенствования деловой деятельности, но при этом является областью неопределенности, где потенциально возможны негативные последствия. К числу областей неопределенности относятся:

a) технологические изменения, которые влияют на совместимость (интероперабельность) создающих или контролирующих документы систем;

b) совместимость с существующими платформами и системами;

c) планирование и осуществление миграции документов;

d) перераспределение ответственности и контроля над документными процессами;

e) эффективность внедрения изменений;

Пример - Адекватность планирования и управления проектом по внедрению новой платформы или программного обеспечения.

f) степень, в которой существующие политики охватывают внедренные организацией новые технологии;

Пример - Использование облачных сервисов, социальных сетей, RFID-радиометок, систем глобального позиционирования GPS/ГЛОНАСС.

g) способность внедряющих новые технологии системных администраторов и разработчиков осознавать влияние этих технологий на требования к документам - как на стадии проектирования, так и на этапе практической реализации;

Пример - Использование для разработки новых систем приложений для поддержки коллективной работы или вики-сред, не способных адекватным образом захватывать проектные документы и системную документацию.

h) способность существующей технической инфраструктуры удовлетворять новые требования, появившиеся в результате технологического развития организации или ее документных систем.

5.3.3 Области неопределенности: ресурсы - люди и компетенции