ГОСТ Р 57320-2016 Менеджмент знаний. Применение процессно-ориентированного менеджмента знаний на малых и средних предприятиях (Переиздание)

     3.3 Фаза Б: анализ

Рисунок 3 - Фаза Б - этапы фазы анализа

Фаза Б "Анализ" делится на четыре этапа, как показано на рисунке 3. В начале фазы Б оценивают культуру предприятия. При этом с помощью практических критериев проверяют готовность предприятия к внедрению ПОМЗ, получению возможности расставить акценты при внедрении и выявить факторы успеха инициативы по менеджменту знаний. Для выполнения этой задачи прикладная наука и практика предоставляют различные инструменты, которые облегчают предприятию проверку основных предпосылок, касающихся ПОМЗ в организации. На этом этапе выбирают минимум один процесс, пригодный для пилотной фазы. Затем проводят анализ процесса по пяти основным видам деятельности в отношении менеджмента знаний. На последнем этапе должны быть определены цели пилотного процесса и с помощью контрольной точки оценены результаты фазы Б. Фаза Б предназначена для подготовки пилотной фазы.

3.3.1 Оценка культуры предприятия

Практический опыт многих проектов показал, что успех инициативы по МЗ в значительной степени зависит от уровня развития культуры предприятия. Только с учетом аспектов организационной культуры, часто воспринимаемой очень приблизительно, у процессов, связанных с изменениями, к которым относится и внедрение ПОМЗ, есть шанс преодолеть сопротивление и быть реализованными на предприятии.

При этом необходимо учитывать, что культура предприятия не ограничивается только официальным представлением предприятия и его формальных правил и процессов, а проникает и влияет на все уровни межличностного взаимодействия сотрудников.

Поэтому при внедрении ПОМЗ необходимо своевременно составить четкое представление о культурных особенностях предприятия. Для лучшего структурирования предприятие необходимо рассмотреть с точки зрения следующих определяющих культуру факторов:

Люди - Организация - Технология.

Эти факторы будут способствовать более полной оценке культуры предприятия и ее возможного влияния на ПОМЗ. Целью является получение достоверной картины собственных культурных особенностей на предприятии посредством ответов на конкретные вопросы. Ниже сформулированы примерные вопросы по отдельным факторам. В зависимости от предприятия они могут быть изменены или дополнены.

Получение ответов на эти вопросы может осуществляться различными способами. На крупных предприятиях хорошо зарекомендовало себя проведение опросов среди сотрудников, представляющих репрезентативную группу. На малых и средних предприятиях предлагается проведение моделируемых рабочих семинаров.

Люди (человеческий фактор)

В ракурсе данного фактора рассматриваются и оцениваются все формы поведения сотрудников, обстановка и установленные правила на предприятии (см. перечисление ниже). При этом предполагается, что эффективность реализации ПОМЗ зависит от открытости и готовности сотрудников к обучению. Также требуется соответствующая оценка знаний и опыта. И напротив, ограничительная и подчеркнуто конкурентная культура предприятия затрудняет успешную реализацию ПОМЗ.

Какую роль играет гибкость в повседневной работе? Какие возможности предоставляет предприятие для внедрения чего-то нового? Какая обстановка и настроения преобладают на предприятии на различных иерархических уровнях по отношению к процессам изменений? Насколько успешными являлись процессы изменения в прошлом? Имеют ли сотрудники положительный/отрицательный опыт, относящийся к процессам изменений? Эти вопросы способствуют адекватной оценке предприятия.

Готовность оказать помощь, кооперация: какую роль и место занимает совместная работа на предприятии? Какую выгоду получают сотрудники, если они поддерживают других и делятся с ними своим опытом? Какой свободой действий обладают сотрудники для активного участия в формировании обмена знаниями? На каком уровне предприятия отмечается ощутимое чувство общности?

Любопытство, готовность учиться и повышать квалификацию, отношение к ошибкам: как предприятие поддерживает сотрудников в процессе обучения и получения опыта? При каких обстоятельствах на предприятии допускаются ошибки? Что происходит, если сотрудник допускает ошибки? Сколько времени есть у сотрудников для получения информации о чем-либо новом в их сфере деятельности?

Иерархия, статус, формы обращения: как на предприятии разрешаются конфликты? Как на предприятии принимаются решения? От чего на предприятии зависит статус сотрудника? Каким образом демонстрируется ценность знаний и опыта сотрудников?

Организация (организационный фактор)

Независимо от человеческого фактора перечисленные ниже организационные условия также влияют на успех ПОМЗ. Предполагается, что жесткая иерархия и ограниченная свобода сотрудников в общем случае затрудняют ПОМЗ. С другой стороны, ПОМЗ требует, чтобы сотрудник понимал процессы, происходящие на предприятии, при необходимости смог их сформулировать, и чтобы работа выполнялась в соответствии с этими процессами.

Открытость организации: какие возможности для самоорганизации имеет отдельный сотрудник? Какую свободу действий имеют сотрудники при формировании порядка выполнения своих действий? Кто и в какой степени обладает свободой при принятии решений на предприятии?

Установление процессов и порядка выполнения задач: как передаются знания о бизнес-процессах на предприятии? Насколько точно сотрудники должны придерживаться установленного порядка выполнения задач? Какими возможностями обладает сотрудник, чтобы повлиять на выполнение задач? Как контролируется соблюдение порядка выполнения задач?

Технология (технологический фактор)

Наряду с человеческими и организационными факторами необходимо рассматривать и технологические факторы, так как они, с одной стороны, отражают структуру предприятия, а с другой стороны, с их помощью можно сформулировать общие условия для ПОМЗ. При этом термин "Технология" не ограничивается только областью информационных технологий и коммуникаций, а включает оснащение рабочих мест и архитектурные общие условия. Эти факторы поддерживают ПОМЗ и обеспечивают открытые коммуникации и различные способы для обмена знаниями. Соответствующая IT-инфраструктура может оказать положительное влияние на ПОМЗ.

Информационная структура/архитектура: какие технические способы коммуникации применяются на предприятии? Какой опыт использования коммуникационных технических средств имеют сотрудники? Какие технические вспомогательные средства используются на предприятии для предоставления, распространения, организации информации и т.д.? Какие сотрудники имеют доступ к различным средствам коммуникации?

Рабочие места: насколько оснащение рабочего места определяется технологичностью задач? Какую свободу действий имеют сотрудники для организации и изменения своего рабочего места?

Архитектура: какие помещения служат для регулярного контакта сотрудников между собой? Какие критерии учитывались при оформлении рабочих помещений? Какие возможности есть у сотрудников для взаимодействия вне рабочих помещений?

Предприятие должно провести опрос и оценить статус-кво в отношении культурных возможностей формирования ПОМЗ. Вспомогательные средства, например, в форме опросных листов для сотрудников, предлагаются различными экономическими институтами и компаниями.

После анализа уровня зрелости предприятия с точки зрения ПОМЗ проектная группа должна идентифицировать потребности в действиях и возможности формирования процессов в отдельных областях и сформулировать для конкретного предприятия конкретные предложения. Результатом данного этапа должно стать выявление культурных особенностей предприятия с точки зрения ПОМЗ и анализ возможных улучшений.