ГОСТ Р 57320-2016 Менеджмент знаний. Применение процессно-ориентированного менеджмента знаний на малых и средних предприятиях (Переиздание)

     3.2 Фаза А: инициация

     
Рисунок 2 - Фаза А - Этапы фазы инициации

Фаза А "Запуск инициативы" делится на три этапа (см. рисунок 2). В начале проекта намечают общие условия. К ним относятся определение ответственности за проект и составление структурного плана проекта. Кроме того, предприятие продумывает вопросы мотивации для внедрения ПОМЗ. На последнем этапе определяют цели более высокого уровня. Окончание и анализ фазы А производится с помощью соответствующей контрольной точки.

В конце фазы А предприятие благодаря достижению первых целей получает направление для дальнейшего развития. В последующих разделах настоящего стандарта отдельные этапы фазы А будут описаны более подробно.

3.2.1 Общие условия

На начальных этапах фазы инициации устанавливаются специфические для проекта общие условия, способствующие регулированию деятельности организации в рамках проекта и более глубокого понимания проектной группой факторов успеха проекта.

В начале проекта назначают управляющий комитет, который выбирает руководителя проекта, а также контролирует результаты проекта. Управляющий комитет должен состоять из лиц, представляющих интересы проекта, но также иметь в своем составе минимум одного ответственного за работу предприятия. Управляющий комитет выбирает руководителя проекта, который отвечает за ход выполнения и результаты проекта. Руководитель проекта также назначает участников проекта. Выбор участников проекта является решающим фактором успеха всего проекта. Прежде всего, сотрудники должны быть полезны для достижения успеха проекта, иметь позитивный настрой, но в то же время они должны быть в состоянии представить конструктивную критику. Наиболее удачный выбор членов проекта - авторитетные сотрудники, мнение которых признается другими. Положительный эффект такого подхода заключается в том, что создаются предпосылки для убеждения других сотрудников в пользе проекта. Также необходимо учитывать, что сотрудники - участники процессов должны приниматься в проектную группу. Их деятельность способствует общему одобрению при более позднем оперативном использовании процессов. При выборе состава проектной группы необходимо учитывать, что некоторые сотрудники при привлечении к проекту могут в дальнейшем взять на себя ответственность за решение задач в области менеджмента знаний.

Наряду с подбором участников проекта существуют и другие факторы успеха, которые играют важную роль при внедрении ПОМЗ. Ниже приведены некоторые из них.

Инициативу по менеджменту знаний необходимо понимать как действия в рамках управления изменениями: введение ПОМЗ - эта деятельность, которая требует изменений от сотрудников. С помощью коммуникации, ориентированной на сотрудников, можно ослабить сопротивление, вызванное изменениями.

Активная поддержка на уровне руководства является критическим фактором успеха. С одной стороны, это означает активное сотрудничество со структурами менеджмента знаний, а с другой - предоставление ресурсов, таких как время и финансы, для менеджмента знаний.

Благодаря привлечению сторонников (сотрудников с большим опытом), обладающих хорошей репутацией на предприятии, можно повысить авторитет проекта.

Если на предприятии имеется производственный совет, он должен быть своевременно проинформирован об инициативе по МЗ. Устав предприятия предоставляет производственному совету право на получение информации о запланированном изменении важных производственных обстоятельств и консультирование с работодателями. Поэтому привлечение представителя производственного совета является правовой необходимостью.

В завершение этого этапа должна быть выработана структура проекта, иными словами определены области компетенции и степени ответственности и составлен план проекта с контрольными точками. Кроме того, предприятие должно проработать факторы успеха, чтобы учесть их при проведении последующих этапов.

3.2.2 Мотивация

Целью этого этапа является прояснение вопросов мотивации для выполняемой деятельности. По его завершении нужно получить ответ на вопрос, почему необходимо внедрять ПОМЗ. Это создает не только четкую картину движущих мотивов и возможных рисков, четко сформулированная мотивация способствует признанию самого проекта сотрудниками. Таким образом, в ходе дальнейшей реализации проекта всех сотрудников можно будет мотивировать и убедить в преимуществах проекта.

До внедрения ПОМЗ руководство предприятия и проектная группа должны ответить на следующие вопросы.

1) Почему МЗ важен для предприятия, и какие перспективы он открывает?

2) Где, по мнению предприятия, ощущаются наибольшие недочеты в работе со знаниями, и что можно улучшить?

3) Какие барьеры, по мнению сотрудников, возникают при внедрении ПОМЗ?

4) Какие риски возникнут, с точки зрения сотрудников, если приобретение, хранение, использование и распространение знаний не будут улучшены?

Для описания мотивации проектная группа должна иметь достаточное время для получения точной картины собственной мотивации, а также для достижения консенсуса в рамках проектной группы.

Результатами данного этапа является то, что предприятие четко представляет ситуацию в части мотивации, и выявляет риски, недочеты и основные препятствия относительно МЗ.

3.2.3 Цели проекта

Этот этап служит для определения предприятием целей, касающихся проекта. Цели должны устанавливаться по согласованию с руководством предприятия, чтобы гарантировать, что они не противоречат целям предприятия. Такое определение целей представляет собой периодически повторяющийся процесс: устанавливаемые цели должны постоянно проверяться и изменяться в соответствии с требованиями и развитием ситуации.

После идентификации на предыдущем этапе мотивации предприятия необходимо определить, чего конкретно хочет достигнуть предприятие с помощью ПОМЗ. Одновременно предприятие должно выяснить, что в явной форме не должно быть достигнуто с помощью менеджмента знаний. Целью обоих вопросов является определение первичных руководящих указаний и организационных границ. При этом необходимо обратить внимание, что эти глобальные цели в ходе дальнейшего развития проекта могут быть преобразованы в оперативные цели в соответствии со SMART-критериями. SMART (specific, measurable, achievable, relevant, time-related) - это акроним (мнемоническая аббревиатура), обозначающий "конкретный, измеримый, достижимый, значимый, ограниченный во времени" общепринятые критерии в области проектного менеджмента для однозначного и рационального установления целей. Данные критерии подразумевают:

- конкретность: однозначное и точное определение цели;