ГОСТ Р 53894-2016

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

     

МЕНЕДЖМЕНТ ЗНАНИЙ

Термины и определения

     
Knowledge management. Terms and definitions

ОКС 01.040.03; 03.100.99

Дата введения 2017-06-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Обществом с ограниченной ответственностью "НИИ экономики связи и информатики "Интерэкомс" (ООО "НИИ "Интерэкомс") совместно с НИИ Корпоративного и проектного управления

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 100 "Стратегический и инновационный менеджмент"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 10 октября 2016 г. N 1348-ст

4 ВЗАМЕН ГОСТ Р 53894-2010

5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Май 2020 г.

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

Введение

Настоящий стандарт в первую очередь предназначен для первичного этапа внедрения системы менеджмента знаний в организациях. Терминология, приведенная в настоящем стандарте, заимствована из области знаний, нашедшей применение в крупных корпорациях, органах государственного управления, общественных и академических организациях, на малых и средних предприятиях.

Терминология настоящего стандарта не предназначена для опытных специалистов-практиков, однако она будет полезна для прояснения теоретических концепций и идей, связанных с менеджментом знаний, независимо от уровня его применения в организации.

В настоящем стандарте содержатся некоторые ссылки на расширяющиеся области менеджмента знаний, например сетевые организации, но это не предполагает наличия специализированной или новой терминологии из связанных областей, например из теории хаоса или теории сложных систем.

Поскольку менеджмент знаний продолжает развиваться как концептуально, так и в качестве отдельной дисциплины, ориентированной на практическую реализацию путем взаимодействия со вспомогательными дисциплинами, то в настоящем стандарте особое внимание уделяется разработке терминологии новых теоретических моделей и дополнительных терминов, которые поэтапно включаются в последующие редакции настоящего стандарта.

При подготовке настоящего стандарта авторы обращались к широкому кругу российских и международных источников.

Как часто бывает, специалисты-практики используют терминологию различными способами - начиная от внесения небольших изменений в общепринятое определение до значительных изменений в дефиниции термина. Это связано с практикой применения терминов, языковыми различиями и сугубо научным, теоретическим подходом для конкретной области. В настоящем стандарте терминология включалась по результатам консенсуса специалистов по МЗ.

Многие термины являются вариациями или расширениями терминов, обычно используемыми в терминологии информационного менеджмента или управления документооборотом (например, аудит информации). Несмотря на существование тесных связей с указанными выше видами менеджмента, расширенный набор терминов в настоящий стандарт не включен.

     1 Область применения

Настоящий стандарт предназначен для всех участников коммерческой деятельности - руководителей, менеджеров, других сотрудников, внедряющих систему менеджмента знаний (СМЗ) как внутри отдельных предприятий, так и в их кооперации. Настоящий стандарт основан на статистических данных и результатах предварительных исследований.

К основным аспектам в области менеджмента знаний (МЗ) относят:

- термины и определения;

- задачи менеджмента знаний;

- измерения менеджмента знаний;

- внедрение менеджмента знаний;

- организационную культуру и менеджмент знаний.

Настоящий стандарт содержит перечень терминов для рассмотрения наиболее актуальных вопросов, связанных с формулированием задач МЗ, определением показателей и процедур измерения их значений, а также внедрением СМЗ и организационной культуры.

СМЗ предназначена для достижения консенсуса в вопросах экономики, а также социально-технических, технологических, структурных и социально-организационных вопросах, возникающих в процессе деятельности малых и средних предприятий (МСП) и (или) внутри их сообщества (объединения).

По мере увеличения внимания к знаниям как основному активу организации возникает ряд логичных вопросов: как лучше измерить используемые показатели, как отследить успешность выполнения работ в новой системе понятий, как лучше оценить влияние инициатив в рамках МЗ на работу предприятия.

Чтобы начать внедрение СМЗ, руководители должны представлять себе, насколько позитивным будет ее влияние на работу компании, ускорит ли она внедрение новых разработок. Каждый последующий шаг нужно оценивать по тем же критериям и при обязательном наличии средств измерения результатов.

Отдельные МСП и их объединения пересматривают свои организационные аспекты и конкурентную стратегию путем использования новых знаний. Настоящий стандарт поможет им в идентификации своей готовности к менеджменту знаний, а также реальному внедрению СМЗ. При этом необходимо учитывать особенности ведения коммерческой деятельности, идентификацию и мотивацию ключевых игроков для успешного внедрения СМЗ, а также методы измерения результатов прилагаемых усилий. Необходимо также идентифицировать задачи, наиболее полно отвечающие специфическим требованиям бизнеса, особенно для быстро растущих компаний.

Успех любой инициативы при внедрении СМЗ зависит от обстоятельств, заставляющих людей общаться, сотрудничать, быть новаторами, рисковать, распространять знания и использовать их повторно. Трудовые навыки, квалификация и манера поведения людей одинаково важны. Для воспитания организационной культуры необходимо инструктирование сотрудников на всех уровнях и на предприятиях всех типов с целью достижения осознания своих способностей и своего отношения к другим людям для организации менеджмента знаний. Фундаментальные характеристики, такие, как значения величин, доверие и организационная политика, определяют успех или провал каждого мероприятия.

Внесение реального вклада в инициативу МЗ должно повышать существующую культуру производства и соответствующие субкультуры. Это означает использование социальных процессов и организационных структур (включая инициативные группы) для превращения информации в знания, их распространения, последующего распределения и создания новых знаний.

Прочие социальные процессы (управление изменениями, увеличение сложности управления, минимизация управления, создание содружеств, организационное изучение, ведение хроники событий, визуализация и т.п.), крайне важные для внедрения СМЗ, также должны быть учтены. Таким образом, наличие организационной культуры влияет на культуру производства, тем самым способствуя управлению знаниями.

     2 Термины и определения

2.1 анализ внешней среды (environment scanning): Сбор и использование информации о событиях, тенденциях и взаимосвязях во внешней среде организации.

Примечания

1 Эти процессы позволяют идентифицировать факторы риска, потенциальные возможности и усилия по изменению условий деятельности. Полученные знания используют для повышения конкурентных преимуществ, и их вводят в краткосрочное и стратегическое планирование. Способность организации к адаптации к внешней среде определяет основной режим обучения в ней. Анализ внешней среды включает в себя получение информации (поиск) и ее изучение.

2 См. также термины "анализ бизнес-данных" и "анализ деятельности конкурентов".

2.2 анализ деятельности конкурентов (competitive intelligence): Систематизированная, проанализированная и интерпретированная информация и знания, касающиеся конкурентной среды.

Примечание - В среде МЗ этот анализ зачастую является главной целью. Этот термин/концепцию часто используют в контексте формализации и совершенствования существующего процесса для того, чтобы информация относительно конкурентной среды, полученная из официальных и неофициальных источников, систематически оценивалась. Этот термин связан с термином "бизнес-аналитика".

2.3 анализ результатов выполненных работ (after action review, AAR): Структурированное и целенаправленное обсуждение, проводимое для оценивания работ, которые были сконцентрированы на повышении показателей деятельности организации.

Примечание - Этот анализ является средством, которое руководители структурных подразделений могут использовать для получения максимальной выгоды от каждого действия. Истории обучения включают в себя формальные отчеты, подготовленные после проведения анализа. Принципы, лежащие в его основе, в настоящее время используются во многих организациях, в различных отраслях промышленности и в различных контекстах. Анализ результатов выполненных работ может также сочетаться с предварительным анализом работ и анализом в процессе работ для создания непрерывного цикла обучения.

2.4 анализ социальных сетей (social network analysis, SNA): Выявление, преобразование и измерение финансовых потоков и уровня взаимоотношений и взаимодействий между людьми, группами и организациями.

Примечания

1 Данный анализ является ценным инструментом для ключевых экспертов или лиц, принимающих в организациях решения; идентификация потоков знаний в организации и их обмена и установление лиц, желающих участвовать в поиске информации.

2 Узлы в сети - это люди и (или) группы людей, а связи между узлами демонстрируют взаимодействие или информационные потоки между ними. SNA обеспечивает получение визуальных и математических данных сложных систем, связанных с людьми. В широком смысле слова этот метод используют в сетях знаний (официальных и неформальных) организаций или между людьми.

2.5 архитектура информации (information architecture): Это искусство или наука проектирования и разработки информационных структур, политик, стандартов и процедур, которые обеспечивают унификацию и сбалансированность средств сбора, сохранения, управления, защиты, восстановления и распространения информации.

Примечания

1 Архитектура информации включает в себя методы каталогизации, тегирования и разметки информации единообразным способом и на соответствующем языке.

2 Архитектура информации - это также способ организации и интеграции информационных компонентов компьютера или компьютерной системы с целью получения информации в унифицированной или согласованной форме или структуре.

2.6 аудит знаний (knowledge audit): Метод, используемый для идентификации и понимания структуры знаний, их использования, потоков, активов и ресурсов в организации, а также для оценки их согласованности с целями организации.

Примечания

1 Осуществляется путем анализа организации (стратегический аудит знаний) или анализа подразделения организации, например структурной единицы, группы, департамента или рабочей зоны (тактический аудит знаний) для определения знаний, которые необходимо поддерживать, а также анализа потребностей, необходимых для достижения намеченных целей, которые состоят в прояснении того, что знаниями необходимо управлять, и анализа процессов, с помощью которых будет обеспечиваться управление. Обычно аудит знаний позволяет исследовать потоки неформализованных знаний, специальных знаний и навыков персонала и партнеров, а также культуру и сообщества в организациях.

2 Аналогично аудиту информации, который сконцентрирован на формализованных знаниях, не существует какой-либо общепринятой методологии аудита знаний. Обычно аудит знаний включает в себя преобразование знаний, анализ потребностей, анализ социальных сетей, аудит связей/квалификаций и использует количественные и качественные методы исследований.

3 Результатом аудита знаний могут быть карты знаний, которые должны обеспечивать анализ использования знаний и их практическое применение в целевой среде, анализ сильных и слабых сторон обмена знаниями и измерять активы знаний и доступные ресурсы. Этот аудит информирует о разработке инициатив и, если это целесообразно, о стратегии менеджмента знаний.

4 Систематический пересмотр знаний, проводимый, как правило, с помощью анкетирования, интервью или отчетов. Проводится внутри организации. Часто включает идентификацию взаимодействий и передачи знаний внутри одной организации или между несколькими организациями, командами и индивидуумами.

2.7 база знаний (knowledge base): Объем знаний, доступный для организации.

Примечание - База знаний организации содержит квалификации, компетентность, коллективные и индивидуальные знания, поддерживаемые собранной информацией и данными. Организация может формировать специальные базы данных для сопоставления информации по ключевым направлениям (темам) или процессам.

2.8 бенчмаркинг, сопоставительный анализ (benchmarking): Метод оценки работ путем сравнения с образцами, признанными эталонными в целом по отрасли. Это процесс совместного обучения групп сотрудников посредством конкретных рабочих методик и сравнение деятельности и результатов совершенствования процессов в этих группах.

Примечание - Бенчмаркинг часто используют для выявления наиболее эффективной, улучшенной или добросовестной методики (практики), которую необходимо применить. В контексте МЗ организации, приступившие к сознательному управлению знаниями, часто применяют бенчмаркинг для сравнения с другими организациями, имеющими аналогичную область деятельности, размер и сложность.

2.9 бизнес-аналитика (business intelligence): Систематизированные и проанализированные знания, а также информация, имеющая отношение к организации и способствующая принятию решений с целью повышения своих показателей.

Примечания

1 Результат процесса сбора, обработки, анализа и использования знаний и информации, относящейся к организации и ее бизнес-среде, который позволяет ей принимать более разумные решения, достигать поставленных целей и добиваться успеха. Включает в себя анализ деятельности конкурентов и использование как общедоступной информации, так и секретных сведений, собранных из различных источников, например от заказчиков, конкурентов и рынков.

2 В бизнесе, связанном с информационными технологиями, секретные сведения и средства обычно содержатся в хранилищах данных.

2.10 бизнес-процесс (business process): Установленный комплекс работ (видов деятельности), направленный на достижение организацией поставленных целей.

Примечание - В контексте МЗ организации могут реализовывать свои преимущества путем анализа того, насколько полноценно осуществляется поддержка данного бизнес-процесса активами знаний. Аналогично исследование бизнес-проблем в организации, исходя из перспектив получения знаний, может приводить к повышению эффективности и результативности бизнес-процессов.

2.11 возможности организации (organizational capability): Сочетание навыков, человеческих ресурсов, систем, культур и структур, имеющихся в наличии в конкретной организации и вносящих вклад в стратегические результаты.

2.12 возможность использования (usability): Этот термин относится к простоте и правомерности применения различных средств, методов и систем, предназначенных для поддержки деятельности людей, обладающих профессиональными знаниями.

Примечание - Цель исследований возможностей пользователя - сделать все средства прозрачными и едиными для пользователя, чтобы он смог сконцентрироваться на решении поставленных задач.

2.13 группы по общности интересов, сообщества по интересам (communities of interests, COI): Группы людей, распространяющие знания и опыт, которые находятся в сфере их общих интересов.

Примечания

1 Эти группы по области охвата зачастую шире, чем инициативные группы (по обмену опытом), и могут состоять из лиц, которые объединяются с целью обучения.

2 Эти группы могут существовать внутри организации и за ее пределами и объединяться в соответствии со своими жизненными устремлениями, интеллектуальным уровнем и т.д.