ГОСТ Р ИСО 18091-2016 Системы менеджмента качества. Руководящие указания по применению ISO 9001:2008 в местных органах власти (Переиздание)
4.2 Требования к документации
4.2.1 Общие положения
ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования 4 Система менеджмента качества 4.2 Требования к документации 4.2.1 Общие положения Документация системы менеджмента качества должна включать в себя: a) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества; b) руководство по качеству; c) документированные процедуры и записи, требуемые настоящим стандартом; d) документы, включая записи, определенные организацией как необходимые для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими. Примечания 1 Если в настоящем стандарте встречается термин "документированная процедура", это означает, что процедура разработана, документально оформлена, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии. Один документ может содержать требования одной или более процедуры. Требование о наличии документированной процедуры может быть реализовано более чем одним документом. 2 Степень документированности системы менеджмента качества одной организации может отличаться от степени документированности другой в зависимости: - от размера организации и вида деятельности; - сложности и взаимодействия процессов; - компетентности персонала. 3 Документация может быть в любой форме и на любом носителе. |
При планировании документации, необходимой для системы менеджмента качества, местные органы власти должны рассмотреть следующие аспекты:
a) общественные политики (включая местную, региональную и национальную политику);
b) представляемые проекты и продукты/услуги;
c) действующие законы, правила и стандарты;
d) связанные риски (например, барьеры и препятствия для четкого обмена информацией, такие как языковый барьер и проблема неграмотности);
e) структура организации (ключевые позиции, ключевые профессии, оптимальное число ключевых профессионалов);
f) компетентность и обязательства государственных служащих;
g) необходимые термины и определения, обычно используемые местными органами власти.
Примечание - Более подробное руководство по требованиям к документации стандарта ИСО 9001 приведено в работе [15].
4.2.2 Руководство по качеству
ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования 4 Система менеджмента качества 4.2 Требования к документации 4.2.2 Руководство по качеству Организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии руководство по качеству, содержащее: a) область применения системы менеджмента качества, включая подробности и обоснование любых исключений (1.2); b) документированные процедуры, разработанные для системы менеджмента качества, или ссылки на них; c) описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества. |
Руководство по качеству является важным документом верхнего уровня для системы менеджмента качества. В нем описано, каким образом требования ИСО 9001 были интерпретированы, транслированы и реализованы в системе менеджмента качества, приспособленной для конкретного случая местного органа власти.
В руководстве по качеству должны быть описаны область применения системы менеджмента качества для местных органов власти и взаимодействие между ее процессами (см. 3.6). В него должны быть включены все применяемые документированные процедуры, необходимые для эффективного функционирования системы менеджмента качества, или приведены ссылки на эти процедуры.
4.2.3 Управление документацией
ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования 4 Система менеджмента качества 4.2 Требования к документации 4.2.3 Управление документацией Документы системы менеджмента качества должны быть управляемыми. Записи, представляющие собой специальный вид документов, должны быть управляемыми согласно требованиям 4.2.4. Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая: a) официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до выпуска; b) анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов; c) идентификацию изменений и статуса пересмотра документов; d) наличие соответствующих версий документов в местах их применения; e) сохранение документов четкими и легко идентифицируемыми; f) идентификацию и управление рассылкой документов внешнего происхождения, определенных организацией как необходимые для планирования и функционирования системы менеджмента качества; g) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для определенных целей. |
Цель управления документацией состоит в том, чтобы обеспечить актуальность и простой доступ для ее использования всеми, кому это нужно, а также ко всем документам, необходимым в системе менеджмента качества. В соответствии с требованиями управление документацией для местных органов власти должно включать в себя:
a) управление внешними документами, такими как общественные политики, соответствующие правовые документы, процедуры для чрезвычайных ситуаций и др. Все они должны быть обязательно доступны для общества;
b) свободный доступ по мере необходимости к документам, предназначенным для использования персоналом местных органов власти, подрядчиками и другими заинтересованными сторонами.
Большинство документов, выпущенных местными органами власти, является общедоступными документами, что повышает необходимость надежного контроля для обеспечения их защиты. Это может быть реализовано в электронном виде и не должно провоцировать рост бюрократического аппарата. Документы могут быть предоставлены в различных видах: на бумаге, в форме видео, картинок, в электронных и электромагнитных средствах массовой информации.
Необходимо также управлять (см. 7.1) документами, используемыми для определения, управления и мониторинга предоставления продуктов/услуг местными органами власти и проектов. Внутренние документы должны быть проанализированы, пересмотрены и утверждены для обеспечения адекватности и соответствия.