ГОСТ Р 53647.3-2015 Менеджмент непрерывности бизнеса. Часть 3. Руководство по обеспечению соответствия требованиям ГОСТ Р ИСО 22301 (Переиздание)

     3 Условия организации

Существует множество внутренних и внешних условий и факторов, которые влияют на организацию, что необходимо учитывать при разработке, внедрении и поддержке в рабочем состоянии СМНБ.

3.1 Понимание особенностей организации и условий ее работы

Организация должна определить внешние и внутренние факторы, влияющие на достижение поставленных ею целей и на ее способность к достижению ожидаемых результатов функционирования системы менеджмента непрерывности бизнеса. Понимание особенностей организации, ее места в окружающей среде является существенным этапом создания СМНБ и принятия решений, способствующих выполнению целей организации и заинтересованных сторон.

Часть особенностей и условий работы организации может быть выявлена при анализе риска или маркетинге. Менеджеры, разрабатывающие систему менеджмента непрерывности бизнеса, могут привлечь к участию в ее разработке необходимых специалистов. Кроме того, они должны работать с высшим руководством и другими специалистами для обеспечения правильного понимания особенностей организации.

Среда, которая окружает и воздействует на организацию, может быть разделена на три области: "внутреннюю среду", "микросреду" и "макросреду" (см. рисунок 4).

3.2 Внутренняя среда

Сначала необходимо идентифицировать продукцию или услуги, разрушение которых в случае возникновения чрезвычайных ситуаций оказывает наибольшее влияние на организацию и заинтересованные стороны и на достижение целей организации. Именно эти продукция или услуги, часто называемые "ключевыми", в первую очередь должны быть включены в область применения СМНБ. Как только менеджмент ключевых продукции или услуг будет успешно установлен, область применения может быть расширена и на другие продукцию и услуги. Определение ключевых продукции и услуг следует начать с обсуждения с высшим руководством.

При выявлении ключевых продукции и услуг следует отойти от традиционного взгляда на организацию. Например, крупная транснациональная компания ИТ-услуг рассматривает все действия и функции компании - от определения цены до получения наличных денег. Эти действия включают: принятие участия в тендере, заключение контракта, поставку продукции и удовлетворение требований потребителя, предоставление счета на товары и поставленные услуги и получение оплаты. Для этого необходимо общее представление о работе организации, используемых ресурсах и распределении функций.

Важно понимать, как принимают решения в организации. Какова ее стратегия и насколько политика и цели организации соответствуют стратегии? Важно, чтобы политика в области МНБ соответствовала целям, существующей политике и процедурам организации, ее структуре и подходам к менеджменту, отношению к рискам и значимым существующим видам риска.

Рисунок 4 - Окружающая среда, воздействующая на организацию

У каждой организации существуют уникальные традиции, создаваемые в течение продолжительного времени, которые влияют на поведение и действия всех вовлеченных лиц. Поэтому важно понимать существующие традиции и отношения. Необходимо определить наличие "обособленности", "закрытости" организации и традиций поиска виновных или "открытости" организации для новых идей и способов работы. Требуется определить наличие объединений, в которых организация участвует, принцип формирования объединений (директивный или добровольный). Они введены сверху или организованы по взаимному согласию? Для достижения успеха в области МНБ необходимо работать с традициями организации.

3.3 Микросреда

Следующим этапом является определение микросреды организации. К микросреде относят: потребителей, поставщиков, партнеров, подрядчиков, дистрибьюторов и посредников. Следует определить количество потребителей, порядок заключения договора (напрямую с потребителями или через дистрибьюторов и посредников, например страховых маклеров). Необходимо определить количество поставщиков, существующие контракты и соглашения по сервисному обслуживанию с субподрядчиками, наличие взаимных мер помощи, а также наличие конкурентов и особенности их работы на рынке.

3.4 Макросреда

Важно понимать, как внешняя среда воздействует на организацию. Для этого существуют различные аналитические методы, одним из которых является Шпиль-анализ (см. рисунок 5).

Рисунок 5 - Схема Шпиль-анализа

Некоторые из вопросов, на которые необходимо ответить для каждого элемента анализа:

- Какие социальные обязательства организация имеет перед обществом, например обеспечение занятости населения, безопасности персонала?

- Как общество рассматривает деятельность организации, например как угрозу личной безопасности или потенциальную причину ущерба?

- Какова зависимость организации от внешних условий, например от коммуникаций?

- Как быстро меняются технологии, используемые организацией?

- Каков экономический климат, в котором действует организация? Каково отношение к своим обязательствам финансовых учреждений, с которыми взаимодействует организация? Насколько развита экономическая система стран, в которых работает организация и с которыми сотрудничает в сфере торговли?