ГОСТ Р ИСО 13008-2015 Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов

     4.3 Планирование конверсии и миграции

4.3.1 Общие положения

В организации планирование конверсии и миграции документов относится к сфере управления информацией. Как и при управлении более привычными активами (капиталом, сооружениями, кадровыми ресурсами), следует разработать и утвердить политики и процедуры приобретения, управления и вывода из эксплуатации информационных активов, которые должны исполняться, документироваться и периодически проходить аудит на соответствие и эффективность. Руководители организаций (и руководители их служб информационных технологий и информационной безопасности) должны знать, где и как создаются, управляются и хранятся их документальные активы, и, соответственно, должны быть способны спланировать конверсию или миграцию и подготовить ее деловое обоснование.

В конкретной организации в качестве реакции на перечисленные выше ситуации конверсия и миграция могут выполняться и как разовые проекты, и регулярно как постоянный вид деятельности. Тем не менее для эффективного обеспечения сохранности электронных документов конверсию и миграцию необходимо проводить в рамках постоянно действующей, хорошо спланированной и структурированной программы. Во всех случаях желательно планировать, выполнять и контролировать процессы конверсии и миграции, продумывая свои действия наперед, выделяя на них достаточно времени и ресурсов и в минимальной степени создавая неудобства для заинтересованных сторон и их соответствующих деловых циклов и функций. Если же конверсию или миграцию потребуется проводить в связи с незапланированными ситуациями (вызванными как природными явлениями, так и деятельностью человека), то действовать, возможно, придется в экстремальных и поэтому далеко не идеальных условиях, из-за чего эти процессы могут оказаться более затратными и сильнее мешающими деловой деятельности.

4.3.2 Менеджмент риска

С проведением конверсии или миграции электронных документов могут быть связаны значительные затраты. В этой связи организация, исходя из уровня приемлемого для нее риска, должна решить, нужно ли вообще выполнять конверсию или миграцию, и если да, то должна ли она охватывать все документы или лишь некоторые. Следует провести анализ документов для определения их важности для организации и рисков, связанных с их возможной утратой или порчей. Одной из составных частей программы организации по управлению документами должны быть экспертиза ценности документов в целях установления сроков их хранения и оценка связанных с ними рисков. Обычно соответствующие решения документируются во внутренних нормативных документах организации, регламентирующих порядок и сроки хранения документов.

Используемая организацией практика в области управления документами вытекает из оперативных и иных потребностей и из отношения к рискам. Оперативные потребности (связанные, например, с исполнением законодательно-нормативных требований, разработкой продуктов, предоставлением доступа или с документированием финансовых транзакций) определяют стратегию и масштабы предпринимаемых организацией усилий по обеспечению надежности и достоверности документов. Оценка рисков и их смягчение используются наряду с другими методами как для налаживания контроля со стороны руководства над деловой деятельностью, так и для установления требований к ее документированию. Такие оценки рисков также могут быть использованы для налаживания мер управления документами. Оценки рисков должны проводиться и для того, чтобы установить на надлежащем уровне меры контроля со стороны руководства до начала осуществления новых инициатив.

С точки зрения управления документами следует оценить два основных риска, связанных с электронными документами:

1) оспаривание достоверности документов (например, в суде) вследствие проблем, с которыми можно столкнуться на протяжении их жизненного цикла;

2) утрата документов, в том числе в результате потери доступа к документам или их несанкционированного уничтожения.

Последствия измеряются по масштабам потерь, которые организация или ее клиенты могут понести в случае, если достоверность документов не удастся подтвердить, или же в случае утраты или несанкционированного уничтожения документов.

4.3.3 Когда следует проводить конверсию или миграцию

Конверсию или миграцию документов необходимо осуществлять до того, как устареют технологии и носители информации (такие, как дискеты, магнитные ленты, оптические CD- и DVD-диски), от которых они зависят. В зависимости от таких факторов, как объем и требования к доступности, может оказаться предпочтительным выполнение конверсии или миграции документов сразу же, как только станет известна целевая (конечная) среда. Если ценность документов и/или связанные с ними риски считаются достаточно малыми, то организация может предпочесть подождать до тех пор, пока какая-нибудь другая побудительная причина (например, обновление программного обеспечения, замена системы, приобретение или слияние с другой организацией) не сделает конверсию или миграцию оправданной.

4.3.4 Планирование деятельности по конверсии и миграции

В электронной среде конверсия и миграция документов будут обычным явлением, поэтому организации следует иметь программу, планы и указания, обеспечивающие их выполнение в соответствии со стандартами и практиками деловой деятельности. Связанные с документами обязательства и взаимозависимости с вопросами обеспечения долговременной сохранности документов необходимо как можно раньше выявить на стадии анализа и формирования требований в рамках планирования бизнес-процессов и планирования инвестиций в технологии.

При принятии решений об использовании для проведения конверсии или миграции (как проекта) внутренних или внешних ресурсов либо их комбинации следует учесть следующие факторы:

Навыки и компетенции: есть ли у организации сотрудники, обладающие необходимыми для проведения конверсии и миграции опытом и знаниями?

Наличие кадровых и технических ресурсов: можно ли обеспечить проект конверсии или миграции обладающими соответствующими навыками специалистами на весь период его выполнения?

Оборудование: имеются ли у организации подходящие условия и инструменты для выполнения конверсии и миграции?

Стоимость и сроки: имеет ли организация ресурсы (бюджет и время) для проведения конверсии и миграции?

Способность обеспечивать/контролировать качество: есть ли у организации сотрудники, обладающие опытом и знаниями для выполнения работ по обеспечению и контролю качества?

Совместное использование данных/курирование данных, ответственность владельца: какие сотрудники или деловые подразделения организации будут направлять деятельность по проведению конверсии и миграции?

Валидация: есть ли у организации сотрудники, обладающие опытом и знаниями для валидации операций, выполняемых в рамках конверсии и миграции?

Циклы деловой деятельности: кто из сотрудников или деловых подразделений организации будет принимать решения о том, когда нужно проводить конверсию или миграцию?