ГОСТ Р ИСО 13008-2015 Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов

     4.2 Причины проведения конверсии и миграции

4.2.1 Общие положения

Различные причины могут побудить организацию провести конверсию или миграцию своих электронных документов. Сроки хранения некоторых документов более длительные, чем сроки службы программных приложений и носителей информации, и это вынуждает организации проводить конверсию или миграцию своих документов, пока поддерживающие их системы все еще сохраняют работоспособность. Организации также могут проводить конверсию или миграцию документов в опережающем порядке, исходя из особенностей оперативной деятельности, связанных с объемами документов, условиями доступа к ним, эффективностью хранения, деловыми и технологическими циклами; или же в связи с организационными изменениями (такими, как слияния и поглощения). В экстремальных случаях организации могут быть вынуждены проводить конверсию или миграцию документов в связи с запросами контролирующих органов, расследованиями и судебными разбирательствами.

4.2.2 Причины проведения конверсии

Под конверсией понимается процесс преобразования документов из одного формата в другой. Побудить к проведению конверсии, могут, например, следующие причины:

а) переход на другой формат: например, когда сохраненные в закрытом (проприетарном) формате документы преобразуются в открытый формат (как вариант: из старого файлового формата Word в формат PDF/A).

b) устаревание формата: когда, например, документы, хранящиеся в устаревшем, но все еще читаемом формате для программ подготовки текстов, преобразуются в подходящий современный формат.

4.2.3 Причины проведения миграции

Под миграцией понимается процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата. Побудить к проведению миграции, могут, например, следующие причины:

a) может возникнуть необходимость мигрировать документы из одной структуры в другую. Например, документы из ряда унаследованных баз данных могут быть реорганизованы в новую объединенную базу данных (как пример: из Oracle в SQL Server);

b) заменяется платформа, на которой были созданы документы, и их необходимо мигрировать на новую платформу. Например, может потребоваться переместить документы с платформы Microsoft Windows на платформу UNIX;

c) миграция целесообразна с деловой точки зрения (например, с целью перехода на новую систему с улучшенными функциональными возможностями). Так, например, миграция документов может оказаться необходимой для поддержки перехода от физического делового присутствия к работе через интернет-магазин или для перемещения документов с общего диска в электронную систему управления документами и контентом (EDRMS).

Организации обязаны оценивать свои документы, документировать их и управлять ими в ходе обычной деловой деятельности. Для обеспечения постоянной доступности электронных документов и их соответствия законодательно-нормативным требованиям в условиях динамически изменяющейся нормативной и технической среды требуются продуманные, скоординированные усилия и стабильное финансирование.

Касающиеся конверсии и миграции решения должны опираться на анализ важности электронных документов организации и влияния технологической инфраструктуры и инвестиций на управление жизненным циклом документов, а также на знание стандартов и наилучшей практики, относящихся к конверсии и миграции электронных документов.