ГОСТ Р ИСО 13008-2015 Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов

     4.4 Формирование программы конверсии и миграции

4.4.1 Общие положения

Организации, сохраняющие электронные документы в течение сроков, делающих необходимым регулярное проведение конверсии или миграции, должны разработать программу конверсии и миграции прежде, чем начнут крупные проекты в этой области.

Разработка такой программы подразумевает появление требования о проведении конверсии или миграции электронных компонентов, образующих документы организации, и создание управляющей структуры, наделенной собственной или делегированной исполнительной властью. Корпоративные политики организации должны санкционировать введение программы конверсии и миграции.

Управляющая структура программы конверсии и миграции определяет, когда и каким образом осуществляются конверсии и миграции и кто их выполняет. Обычно за авторизацию конверсии и миграции отвечают специалисты по управлению документами, которым помогают ИТ-специалисты, владельцы деловых процессов и юристы. Управляющая структура программы конверсии и миграции также определяет, как будет осуществляться аудит и кто отвечает за его проведение.

Такая авторизация управляющей структуры и определение ответственного делового подразделения имеют ключевое значение для того, чтобы конверсия и миграция стали в организации одним из видов обычной, регулярно выполняемой деловой деятельности.

В крупных организациях с целью минимизации риска программа конверсии и миграции должна определить:

__________________

Программа конверсии и миграции может также регламентировать: подлежащие конверсии или миграции документы или типы документов; действия с исходными документами по завершении их конверсии или миграции (разработчик).

- ограниченный перечень событий-триггеров, инициирующих проведение конверсии или миграции;

- типы выполняемых конверсий и миграций и их периодичность;

- методы документирования (и при необходимости свидетельствования) того, что процессы выполняются в соответствии с требованиями.

Соответствующие положения должны быть включены в политику организации по вопросам конверсии и миграции или в документ, регламентирующий процедуры конверсии и миграции.

4.4.2 Разработка руководств по процедурам конверсии и миграции

Процессы конверсии и миграции электронных документов оказывают на эти документы существенное влияние, создавая риски для их аутентичности, целостности, надежности и пригодности к использованию. Для смягчения этих рисков важно контролировать процессы конверсии и миграции посредством использования утвержденных документированных процедур.

Каждая организация сама определяет свой подход к разработке руководства по процедурам конверсии и миграции. Возможна разработка как отдельных руководств для каждого из типов конверсии и миграции, так и единого руководства, в котором каждому типу конверсии и миграции посвящен свой подраздел. Как минимум, такое руководство должно описывать все этапы процессов конверсии и миграции. Конверсия и миграция могут выполняться одновременно.

В руководстве также должны быть описаны процедуры определения дальнейшей судьбы (например, уничтожения) исходных (до проведения конверсии или миграции) документов и носителей информации. Эти документы и носители информации должны выводиться из среды активного использования и в дальнейшем храниться в соответствии с установленными указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении, которые всегда должны быть документированными. Если потребуется выполнить дополнительные типы конверсии или миграций, то для них должны быть разработаны свои руководства.

Все изменения в процедурах и соответствующие авторизации должны документироваться в руководстве по процедурам. Следует избегать внесения "вручную" неавторизованных поправок в руководство, поскольку такие поправки могут подорвать доверие к программе в случае расследования или проверки контролирующими органами, когда метод конверсии или миграции становится основой при подтверждении целостности электронных документов как доказательств.

Руководства по процедурам конверсии и миграции должны описывать все перечисленные ниже этапы процессов:

- планирование: шаги процедур, методы, кадровые и иные ресурсы, необходимые для успешного проведения конверсии/миграции целевых электронных документов;