4.2.1 Общие требования
Документация должна способствовать функционированию системы менеджмента безопасности продукции общественного питания и ее поддержанию в рабочем состоянии. В соответствии с ГОСТ Р ИСО 22000 должны быть документально оформлены следующие документы:
- политика в области обеспечения безопасности продукции общественного питания;
- процедуры и записи, указанные в 4.2 ГОСТ Р ИСО 22000-2007;
- документы, необходимые для поддержания эффективного функционирования системы менеджмента безопасности продукции общественного питания.
4.2.2 Управление документацией
Для управления документацией необходимо своевременно актуализировать, не допускать наличия устаревших документов в соответствующих структурных подразделениях организации (предприятия), обеспечивать надлежащую сохранность записей.
Документы системы можно представлять в электронном виде при условии соблюдения определенных мер, связанных с их управлением и контролем. Эти меры должны предусматривать предварительный анализ предлагаемых изменений до момента их внедрения с целью определения возможных последствий для безопасности продукции общественного питания и воздействия этих мер на систему менеджмента безопасности продукции общественного питания.
Для определения необходимых мероприятий по управлению документацией следует установить документированные процедуры.
Для оценки управления документацией и функционирования документированных процедур, а также соблюдения требований необходимо заполнить приведенный контрольный лист 2, отметив те позиции, по которым соблюдение требований было достигнуто (да), или те позиции, в отношении которых следует принять соответствующие меры (нет).
Контрольный лист 2
Оценка управления документацией и функционирования документированных процедур | Да | Нет |
Одобрены документы до их утверждения и передачи в соответствующие подразделения организации (предприятия)? | ||
Проведены анализ и актуализация документов по мере необходимости, а также повторное одобрение документов? | ||
Идентифицированы вносимые изменения в документы и текущий статус пересматриваемых документов? | ||
Обеспечено наличие соответствующих версий применяемых документов в местах их использования? | ||
Обеспечены четкость и доступность состояния документов при их идентификации? | ||
Обеспечены идентификация соответствующих документов внешнего происхождения и контроль за их распределением? | ||
Предотвращено непреднамеренное использование устаревших документов? | ||
Гарантирована надлежащая идентификация устаревших документов в случае их хранения по определенной причине? |
4.2.3 Управление записями
Для обеспечения прослеживания и наличия свидетельств о соответствии требованиям системы менеджмента безопасности продукции общественного питания необходимо вести и поддерживать в рабочем состоянии соответствующие записи. Эти записи должны быть четкими, легко идентифицируемыми, доступными, исключая их длительный поиск.
Для определения мероприятий по управлению записями, необходимых для обеспечения их идентификации, хранения, защиты, поиска, продолжительности хранения и расположения, должна быть документально оформленная процедура.
С целью определения полноты соблюдения всех требований, предъявляемых к документации в соответствии с ГОСТ Р ИСО 22000, необходимо заполнить приведенный контрольный лист 3, отметив те позиции, по которым соблюдение требований было достигнуто (да), или те позиции, в отношении которых следует принять соответствующие меры (нет).
Контрольный лист 3
Соблюдение требований ГОСТ Р ИСО 22000 к документации | Да | Нет |
Определены общие требования к документации системы менеджмента безопасности продукции общественного питания (см. 4.1)? | ||
Документированы в рамках системы менеджмента безопасности продукции общественного питания процессы, передаваемые для выполнения внешним сторонам (см. 4.1, 4.2.1 и 5.3)? | ||
Оформлены документально политика в области обеспечения безопасности продукции общественного питания и связанные с ней цели (см. 4.2.1 и 5.2)? | ||
Документирована процедура для определения мероприятий по управлению всей документацией в рамках системы менеджмента безопасности продукции общественного питания (см. 4.2.2)? | ||
Оформлены в виде записей свидетельства о соответствии требованиям и свидетельства об эффективном функционировании системы менеджмента безопасности продукции общественного питания (см. 4.2.3)? | ||
Документирована процедура по определению механизмов управления, необходимых для идентификации, хранения, защиты, поиска, продолжительности хранения и нахождения записей (см. 4.2.3)? | ||
Осуществлены записи, касающиеся внешнего обмена информацией с другими организациями, работающими в цепочке создания пищевой продукции (по вопросам обеспечения безопасности продукции общественного питания) (см. 5.6.1)? | ||
Выполнены записи о проведении мероприятий в области анализа со стороны руководства организации (предприятия) (см. 5.8.1)? | ||
Осуществлены записи о подписании соглашений или договоров, определяющих ответственность и полномочия внешних экспертов, которых привлекают для разработки, внедрения, применения или оценки системы менеджмента безопасности продукции общественного питания (см. 6.2.1)? | ||
Осуществлены записи по обучению и подготовке персонала (см. 6.2.2)? | ||
Оформлены записи о верификации и модификации программ обязательных предварительных мероприятий (см. 7.2.3)? | ||
Документирован порядок управления мероприятиями, включенными в программы обязательных предварительных мероприятий (см. 7.2.3)? | ||
Документирована вся собранная информация, необходимая для проведения анализа опасностей; выполнены соответствующие записи (см. 7.3.1)? | ||
Выполнены записи, подтверждающие наличие у членов группы безопасности продукции общественного питания соответствующей квалификации и опыта работы на основании соответствующих документов (см. 7.3.2)? | ||
Документированы характеристики в виде спецификаций на все имеющиеся в наличии пищевые продукты, упаковку и другие материалы, контактирующие с продукцией общественного питания, с целью анализа опасностей (см. 7.3.3.1)? | ||
Описаны в документах надлежащим образом характеристики в виде спецификаций на всю готовую продукцию общественного питания с целью анализа опасностей (см. 7.3.3.2)? | ||
Документированы в спецификациях на продукцию общественного питания предусмотренное применение и обращение с продукцией общественного питания, а также любое непреднамеренное на ожидаемое в разумных пределах непредусмотренное применение и обращение с продукцией общественного питания для проведения анализа опасностей (см. 7.3.4)? | ||
Сохранены в качестве записей подтвержденные технологические схемы (см. 7.3.5.1)? | ||
Сохранено и актуализировано документированное описание имеющихся мероприятий по управлению параметрами процесса и/или степени обязательности их соблюдения (см. 7.3.5.2)? | ||
Идентифицированы и документированы все опасности, угрожающие безопасности продукции общественного питания, которые возможны для данного вида продукции общественного питания, процесса и используемых средств (см. 7.4.2.1)? | ||
Оформлена в виде записей оценка опасностей, угрожающих безопасности продукции общественного питания, включая применяемый метод оценки и результаты их оценки (см. 7.4.3)? | ||
Описаны методы и параметры, позволяющие классифицировать мероприятия по управлению как элементы ХАССП (см. 7.4.4)? | ||
Оформлены в виде записей результаты оценок мероприятий по управлению, которые должны поддерживать в рабочем состоянии (см. 7.4.4)? | ||
Оформлены документально производственные программы обязательных предварительных мероприятий и осуществлены записи при мониторинге (см. 7.5)? | ||
Оформлен документально план ХАССП, а также осуществлены записи при его мониторинге (см. 7.6.1)? | ||
Оформлено документально обоснование определения значений критических пределов для критических контрольных точек (см. 7.4.2.3 и 7.6.3)? | ||
Разработана система мониторинга в каждой критической контрольной точке в отношении: | ||
Разработаны и оформлены документально процедуры надлежащего обращения с потенциально опасной продукцией общественного питания (см. 7.6.5)? | ||
Актуализирована документация, являющаяся основой программ обязательных предварительных мероприятий и плана ХАССП (см. 7.7)? | ||
Оформлены документально планы проведения верификации и осуществлены записи результатов верификации (см. 7.8)? | ||
Сохранены записи, обеспечивающие возможность их прослеживания (записи должны соответствовать требованиям нормативных правовых актов, нормативных документов и требованиям потребителей и храниться в течение установленного времени) (см. 7.9)? | ||
Документирована и применена процедура в отношении: | ||
Разработаны, документально оформлены и сохранены в рабочем состоянии процедуры, определяющие соответствующие действия по идентификации и устранению причины обнаруженных несоответствий, предотвращению их повторения и возвращению процесса или системы под контроль при обнаружении несоответствий; оформлены записи о результатах корректирующих действий (см. 7.10.2)? | ||
Оформлены документально меры по управлению и наделению полномочиями по обращению с потенциально опасной продукцией общественного питания (см. 7.10.3.1 и 5.7)? | ||
Оформлена документально и сохранена процедура по уведомлению заинтересованных сторон, по обращению с изъятой продукцией общественного питания, а также находящейся на хранении, и последовательности действий, предпринимаемых в случае изъятия продукции? | ||
Оформлены записи о верификации в отношении эффективности программы изъятия продукции общественного питания (см. 7.10.4)? | ||
Оформлены записи о результатах калибровки и поверки? | ||
Оформлена документально процедура, определяющая ответственность, требования к планированию и проведению аудитов, а также к предоставлению отчета о результатах аудита и к ведению записей (см. 8.4.1)? | ||
Оформлены в виде записей результаты анализа по верификации и последующие действия и переданы данные записи руководству организации (предприятия) в качестве входных данных для анализа и актуализации системы менеджмента безопасности продукции общественного питания (см. 8.4.3)? | ||
Оформлены в виде записей действия по актуализации элементов системы менеджмента безопасности продукции общественного питания (см. 8.5.2 и 5.6.2)? |