Пробы должны сопровождаться протоколом, подписанным или составленным уполномоченным лицом (4.1), ответственным за отбор проб. Протокол также должен быть подписан присутствующими лицами, если это необходимо или если это было согласовано между заинтересованными сторонами.
Протокол должен содержать по крайней мере следующую информацию:
a) место, дату и время отбора проб (время указывается, только если это согласовано между заинтересованными сторонами);
b) фамилии и должности уполномоченных лиц, ответственных за отбор проб, и всех свидетелей;
c) точный метод отбора пробы, если он отличается от предложенного настоящим стандартом;
d) информацию о виде и количестве единиц продукта, составляющих партию, а также их маркировочные надписи с указанием кода партии, если они имеются;
e) идентификационный номер и любые маркировочные надписи с указанием кода партии, из которой были отобраны пробы;
f) количество проб, отобранных из каждой партии;
g) при необходимости - информацию о том, куда будут отправлены пробы;
h) при возможности - фамилию и адрес изготовителя, или продавца, или лиц, ответственных за упаковку продукта.
При необходимости протокол должен содержать сведения о любых имевших место условиях или обстоятельствах (например, о состоянии контейнера, в котором находился продукт, и об окружающей его среде, о температуре и влажности воздуха, времени, которое прошло с момента изготовления продукта, методе стерилизации оборудования для отбора проб, о том, добавлялся ли в пробу консервант) и любую другую специальную информацию, относящуюся к продукту, пробу которого отбирают, например о трудностях в достижении однородности продукта.
Размер рабочей части пробы и метод ее обработки могут варьироваться в зависимости от того, какое исследование будут проводить. Информацию об этом можно найти под соответствующими заголовками в международных стандартах, описывающих это исследование.
Процедура отбора проб также включает подготовку лабораторного образца. Поэтому в протоколе отбора проб или в отдельном лабораторном протоколе должно быть четко указано, каким образом были подготовлены лабораторные образцы. Протоколы об отборе проб должны передаваться в соответствующий орган власти вместе с протоколом исследований. Образец протокола отбора проб для сыров приведен в приложении D (см. также 16.3).