ГОСТ Р ИСО 14005-2013 Системы экологического менеджмента. Руководящие указания по поэтапному внедрению системы экологического менеджмента с использованием оценки экологической результативности
5.5 Документация
5.5.1 Основные положения
Документация является основным первоисточником для СЭМ организации. Этапы создания фонда документации представлены ниже в виде 4-х шагов.
Шаг 1 | Шаг 2 | Шаг 3 | Шаг 4 |
В рамках сферы применения СЭМ признать необходимость иметь актуализированную документацию | Установить, какая документация необходима для обеспечения соответствия СЭМ требованиям ИСО 14001 | Подготовить документацию и создать фонд нормативно-правовых актов, стандартов и т.д. | Внедрить комплект документов в процессы функционирования СЭМ |
5.5.2 Шаг 1
Руководство организации должно признать, что документация помогает обеспечивать надежный контроль работ, представляющих риск для организации. Кроме того, руководство организации может продемонстрировать: какие решения она приняла, на основании какой информации и при каких обстоятельствах, на чем эти решения основаны, как и кем осуществлялись любые требуемые действия, а также - подготовленность и компетентность исполнителей для выполнения этих действий и документирования результатов.
Потребность в документации и форма, которую она принимает, зависят от условий конкретной организации. Некоторые организации, особенно малые и средние предприятия, могут иметь ограниченные потребности в документации, имея хорошо устоявшийся свой метод документирования деловых операций и решений, связанных с улучшением состояния окружающей среды.
5.5.3 Шаг 2
Для того чтобы СЭМ соответствовала требованиям ИСО 14001, необходимо сделать описания процедур некоторых выполняемых действий. Эти процедуры могут быть документированы или не документированы, что зависит от потребностей и установившейся практики организации. Те процедуры, которые организация решает документировать, могут быть представлены в разных видах, например, простыми изображениями, схемой последовательности операций, фотографиями, указателями или бумажными документами.
5.5.4 Шаг 3
При внедрении СЭМ полезно, но не обязательно, подготовить "Руководство" с изложением структуры СЭМ. Формат документа зависит от потребностей организации. Руководство по охране окружающей среды не должно быть большим, не требуется, чтобы оно было на бумажном носителе. Становятся все более распространенными электронные "Руководства", хранящиеся на внутренней сети организации. Однако важно, чтобы это "Руководство" соответствовало потребностям организации, актуализировалось и было доступно, использовалось теми, кто участвует во внедрении СЭМ.
5.5.5 Шаг 4
После того, как комплект документов утвержден, необходимо применять на практике соответствующий уровень СЭМ.