ГОСТ Р ИСО 14005-2013 Системы экологического менеджмента. Руководящие указания по поэтапному внедрению системы экологического менеджмента с использованием оценки экологической результативности
5.6 Управление документацией
5.6.1 Основные положения
Грамотное управление документацией имеет важное значение для поддержания работоспособности процессов функционирования СЭМ. Этапы управления документацией разделены на 4 шага, представленные ниже.
Шаг 1 | Шаг 2 | Шаг 3 | Шаг 4 |
В рамках сферы применения СЭМ признать необходимость потребность в управлении документацией | Разработать процедуру управления документацией | Подготовить и реализовать алгоритмы управления внутренней и внешней документацией | Внедрить и поддерживать в актуальном состоянии процессы управления документацией |
5.6.2 Шаг 1
Организация должна признать, что управление своей документацией помогает обеспечить правильные применение и хранение актуализированных документов.
5.6.3 Шаг 2
Требуется процедура, которая указывает, каким образом организация должна управлять документами в рамках СЭМ. Организация должна создать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии процедуру(ы) для того, чтобы:
а) проверять документы на адекватность до их выпуска;
b) пересматривать, обновлять и переутверждать документы по мере необходимости;
c) обеспечить актуальность вносимых в документы изменений и поддерживать их статус;
d) обеспечить доступность текущих версий соответствующих документов в местах их хранения и использования;
e) обеспечить четкость и легкую идентифицируемость.
5.6.4 Шаг 3
Процедуры, входящие в состав алгоритмов управления для разных видов документов могут отличаться. Внутренние документы, созданные организацией (такие как документированные процедуры, чертежи, технические условия на материалы, планы действий в аварийной ситуации, учебные документы и программы) должны содержаться таким образом, чтобы гарантировать доступность для использования только утвержденных экземпляров. В отношении внешних документов, таких как законодательные и другие требования, нужно идентифицировать разработчиков документов и обеспечить получение актуализированных редакций этих документов с быстрым их распределением тем, кому они предназначены.
5.6.5 Шаг 4
После того, как документы утверждены и внедрены, они должны быть доведены до сведения тех, кто будет их применять.