ГОСТ Р ИСО 14005-2013 Системы экологического менеджмента. Руководящие указания по поэтапному внедрению системы экологического менеджмента с использованием оценки экологической результативности

     5.1 Обмен информацией по экологическим аспектам организации

5.1.1 Общие положения

Если меры по улучшению состояния окружающей среды или внедрение СЭМ оказались эффективными, специалисты и сотрудники, связанные с использованием системы, должны поддерживать ее. Необходим регулярный обмен информацией между руководством и другими сотрудниками, чтобы не только обеспечивать управление, но и предоставлять свежие сообщения о работе системы. Кроме того, должна быть предусмотрена связь между районами, пострадавшими от деятельности организации, с целью предотвращения загрязнения окружающей среды.

Также важно, чтобы была установлена и поддерживалась надежная двусторонняя связь с заказчиками, населением и другими внешними заинтересованными сторонами. Поступающая извне информация может способствовать построению доверительных отношений и даже привести к повышению эффективности бизнеса и улучшению доступа организации на рынки. На этапе разработки экологических целей и задач и в целом системы менеджмента, участие заинтересованных сторон может помочь организации заранее устранить проблемы.

Решения об установлении прямых и обратных связей организации следует принимать в плановом порядке, используя представленные ниже в табличной форме 5 шагов. Еще один (шаг 6) в соответствии с требованием системы EMAS при разработке дополнительной (к предоставляемой организацией информации) экологической декларации, установленной в А.2.2 настоящего стандарта.

5.1.2 Шаг 1

Руководство организации должно признавать важность обмена информацией по экологическим аспектам, чтобы обеспечить эффективное внедрение СЭМ. Это положение распространяется на общение сотрудников как внутри организации, так и с внешними заинтересованными сторонами. Слабое информационное взаимодействие приводит к проблемам для организации, в то время как надежное взаимодействие приносит выгоды и является путем для разработки и совершенствования коммуникационной стратегии. Дополнительную информацию, касающуюся процесса обмена информацией по экологическим аспектам, можно найти в ИСО 14063.

5.1.3 Шаг 2

Руководство организации должно идентифицировать и установить, какая информация требуется и кому ее следует передать. Эта информация может включать:

- экологическую политику организации, степень и область охвата значимых экологических аспектов организации, цели и задачи по улучшению экологической результативности, текущие уровни экологической результативности и соответствие деятельности организации законодательным требованиям;

- любые отклики, полученные от внутренних и внешних заинтересованных сторон (включая претензии, аудиты по соблюдению нормативов, листы опроса потребителей);

- другую сопутствующую информацию, необходимую для обеспечения эффективного внедрения СЭМ.

Руководство организации должно принять решение о целевой аудитории, которая включает в себя внутренние и внешние заинтересованные стороны. Необходимо обеспечить функционирование механизма двустороннего информационного взаимодействия внутри, между руководством и сотрудниками, и вне организации, с заинтересованными сторонами, такими как потребители, население и органы власти. Руководство организации должно принять решение по взаимодействиям, которые важны для каждой аудитории, то есть при передаче сообщений, поиске выхода и поддержки со стороны контролирующего органа.

5.1.4 Шаг 3

Многие организации уже имеют действующие методы обмена информацией со своими сотрудниками, населением, потребителями, поставщиками и другими заинтересованными сторонами. Организациям, в которых такой обмен не налажен, потребуется создать новый план информационного взаимодействия. Обычно наиболее экономически эффективным путем является опора на существующие и проверенные методы. Не следует экономить время, затрачиваемое на оценку эффективности существующих планов и на выработку путей их улучшения с последующим определением более эффективных методов или стилей информационного взаимодействия.

В целях обеспечения стабильности деятельности организации руководство должно разработать и внедрить процедуры надежного информационного взаимодействия. Нет необходимости в их усложнении, но необходимо знать, что следует сообщать, кому, как и для какой цели. Процедуры информационного взаимодействия должны:

- определить стиль общения с каждой аудиторией в соответствии с типом информационного взаимодействия;

- включать ключевые сообщения (включая разыскиваемую информацию/обратную связь), установить задачи, цели и показатели результативности;

- распределить обязанности в соответствии с графиком работ;

- содержать процедуры получения, регистрации и ответов на соответствующие сообщения от внешних сторон - соседей и контролирующих органов и сообщений изнутри.

Используемые для обмена информацией носители и методы могут включать в себя: протоколы совещаний, рассылку электронных досок объявлений, внутренние информационные бюллетени, ящики для предложений/рационализаторские предложения, веб-сайты, электронную почту, неформальные дискуссии, дни открытых дверей организации, целевые группы, диалог с населением, участие в общественных мероприятиях, пресс-релизы, объявления и периодические информационные бюллетени, ежегодные (или другой периодичности) отчеты и горячие телефонные линии.

Выбранные руководством организации методы информационного взаимодействия могут варьироваться в зависимости от ее величины и имеющихся средств.

5.1.5 Шаг 4

На этом этапе руководство организации должно предоставить доказательства того, что:

- информационное взаимодействие по экологическим аспектам охватывает всю организацию, если это необходимо;

- в соответствии с документированными процедурой(ами) в организации рассматриваются ответы на внешние вопросы и принимаются адекватные меры;