ГОСТ Р ИСО 14005-2013 Системы экологического менеджмента. Руководящие указания по поэтапному внедрению системы экологического менеджмента с использованием оценки экологической результативности
5.4 Записи
5.4.1 Основные положения
Некоторые записи предусматривается делать в стандартной форме и со сроком хранения в соответствии с законодательными и другими требованиями, но большинство записей создается и хранится по усмотрению руководства организации. Поскольку организации может потребоваться продемонстрировать внешним заинтересованным сторонам характер внедрения элементов СЭМ, эти записи должны сохраняться в разборчивой и доступной для ознакомления форме. Для этих целей установлена последовательность из 3-х шагов.
Шаг 1 | Шаг 2 | Шаг 3 |
Признать необходимость сохранять записи в качестве доказательства успешности внедрения и функционирования СЭМ | Определить, какие из записей требуются, и установить четкую процедуру для их контроля | Просматривать и сохранять записи (при необходимости) установленное в организации время |
5.4.2 Шаг 1
Организация должна признать, что записи предоставляют доказательства успешности внедрения и функционирования СЭМ, и что они должны быть защищены и при необходимости могут быть восстановлены в полном объеме.
5.4.3 Шаг 2
Вполне вероятно, что организация уже хранит некоторые записи, связанные с экологическими аспектами. Однако записи должны быть проверены в отношении соответствия законодательным и другим требованиям, целям и задачам СЭМ, а также в части управления операциями. Необходимо убедиться, что имеющиеся записи пригодны для демонстрации соблюдения требований к СЭМ. Записи вносят в регистрационные журналы с датированными и подписанными обозначениями работ, перечнями оборудования, данными о затраченном сверхурочном рабочем времени, списками отходов, отправленных по договорам за пределы организации, а также заметки и протоколы совещаний.
Руководство организации должно определить, какие записи должны быть сохранены на заданные сроки, а также создать и внедрить процедуру для определения способа их сохранения и/или уничтожения. Эта процедура должна также определять, каким образом эти записи будут удалены после заданного срока хранения.
5.4.4 Шаг 3
Записи, необходимые для демонстрации соответствия СЭМ установленным требованиям, должны накапливаться, просматриваться и сохраняться.
Они должны периодически проверяться в отношении соответствия законодательным и другим требованиям, целям и задачам, а также способам управления операциями. Необходимо убедиться, что актуализированные записи пригодны для демонстрации и соответствия СЭМ установленным требованиям.