ГОСТ Р 53898-2013

     

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Системы электронного документооборота

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Технические требования к электронному сообщению

Electronic records management systems. Interoperability of records management systems. Electronic message specifications

ОКС 37.080:25.040.40

Дата введения 2014-09-01

     

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Обществом с ограниченной ответственностью "Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)"

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 "Информационная поддержка жизненного цикла изделий"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 ноября 2013 г. N 1465-ст

4 ВЗАМЕН ГОСТ Р 53898-2010

Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

     1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает требования к электронному сообщению, обеспечивающему взаимодействие систем управления документами, в части формата, состава и содержания.

Такое сообщение передается из системы в систему в виде файла (набора файлов). Обязательной его частью является паспорт, а конверт и дополнительные файлы - необязательными частями.

Паспорт и конверт электронного сообщения представляют собой XML-документы установленной настоящим стандартом структуры, с заданным составом элементов и их атрибутов. Требования к форматам и количеству дополнительных файлов настоящим стандартом не устанавливаются.

Электронное сообщение в целом и его составные части могут быть подписаны электронными подписями и (или) зашифрованы. Порядок применения такой подписи и шифрования не является предметом настоящего стандарта, а рассматривается как "внешний" по отношению к нему и регламентируется отдельными документами.

     2 Нормативные ссылки

В стандарте использованы нормативные ссылки на следующий стандарт:

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

     3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 атрибут XML-документа: Именованная уточняющая характеристика элемента XML, которая состоит из пары "название"="значение" и указывается при определении элемента XML в открывающем теге.

3.2 документ: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" (1995), ГОСТ Р 51141-98.

3.3 документ в неструктурированном виде: Файл с документом в электронном виде, формат, логическая и физическая структуры которого не определяются настоящим стандартом.

3.4 дополнительные материалы к документу, дополнительные документы: Документ или совокупность документов, информация о которых разъясняет и уточняет отдельные вопросы, указанные в основном документе.

3.5 информационное взаимодействие систем управления документами: Обмен электронными сообщениями заданного вида между двумя системами управления документами по правилам и в порядке, определенным настоящим стандартом.

3.6 исполнение документа: Выполнение в установленные сроки поручений, определенных в документе (на основе пункта 8.1.12 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, М., 2001).

3.7 конверт электронного сообщения, конверт: XML-документ установленной настоящим стандартом структуры, с заданным составом элементов и их атрибутов. Состоит из одного корневого элемента XML, комментариев, декларации типов данных и символов. Конверт содержит расширенную информацию, необходимую для приема и отправки электронного сообщения.

3.8 отправитель электронного сообщения: Система управления документами - инициатор информационного взаимодействия, которая формирует и посылает электронное сообщение в другую систему управления документами.

3.9 паспорт электронного сообщения, паспорт: XML-документ установленной настоящим стандартом структуры с заданным составом элементов и их атрибутов, передаваемый из одной системы управления документами в другую в виде файла. Паспорт содержит информацию о передаваемом в составе электронного сообщения документе, проекте документа или о ходе работы с электронным сообщением.

3.10 получатель электронного сообщения: Система управления документами, которая в ходе информационного взаимодействия получает электронное сообщение и обеспечивает его обработку.

3.11 регистрационно-контрольная форма документа, РКФ: Совокупность реквизитов, формируемых в системе управления документами для регистрации документа и контроля его исполнения.

3.12 регистрационно-контрольная форма проекта документа, РКФ проекта документа: Совокупность реквизитов, формируемых в информационной системе управления документами для регистрации проекта документа и контроля его согласования и подписания.

3.13 регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).

3.14 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 51141-98).

3.15 система управления документами: Комплекс программных и технических средств, организационных и распорядительных документов, позволяющих автоматизировать процессы управления документами.

3.16 сопроводительное письмо: Документ, содержащий информацию о заданиях на поступивший и переданный на исполнение документ.

3.17 структурированная часть документа: Набор реквизитов РКФ официального документа, определенный настоящим стандартом.

3.18 файл документа: Файл, обеспечивающий передачу документа в неструктурированном электронном виде.

3.19 электронная подпись: Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").

3.20 электронное сообщение, сообщение: Файл (набор файлов), передаваемый из одной системы управления документами в другую.

3.21 элемент XML-документа: Именованная структурная единица языка XML, ограниченная открывающим и закрывающим тегами; может повторяться, включать другие элементы XML, комментарии и атрибуты XML.

3.22 язык XML (Extensible Markup Language): Расширяемый язык разметки данных, стандарт на структурированное описание данных, ориентированный, в частности, на обмен информацией между независимыми участниками.

3.23 XML-документ: Текстовый документ, составленный в полном соответствии со стандартом XML и состоящий из пролога, одного корневого элемента XML, комментариев, декларации типов данных и символов.

     4 Общие положения

Настоящий стандарт распространяется на взаимодействие двух независимых систем управления документами СУД1 и СУД2, удовлетворяющих следующим условиям:

а) в системах имеются регистрационно-контрольные формы документов и проектов документов, содержащие значения реквизитов, и, возможно, хранятся сами документы и проекты документов в электронном виде;

б) в СУД1 формируется и передается в СУД2 электронное сообщение, содержащее набор значений реквизитов документа или проекта документа, возможно, документ или проект документа в электронном виде и другая необходимая информация;

в) в СУД2 документ или проект документа принимается и обрабатывается по технологии, установленной получателем электронного сообщения;

г) в СУД2 (при необходимости) по результату приема поступившего электронного сообщения формируется и передается в СУД1 уведомление - ответное сообщение, содержащее информацию о доставке первичного сообщения, об ошибках его приема и интерпретации, о регистрации полученного документа или проекта документа и т.п.;

д) результат работы с документом или проектом документа передается из СУД2 в СУД1 как самостоятельное электронное сообщение - ответ.

     5 Спецификация формата электронного сообщения

Электронное сообщение представляет собой непустой набор файлов, одним из которых является паспорт - XML-документ, имеющий одно из фиксированных имен: Doclnfo.xml или Report.xml, определяющих вид электронного сообщения:

- Doclnfo.xml предназначен для пересылки информации о документе, проекте документа или о частях документа или проекта документа.

- Report.xml предназначен для пересылки информации о работе с электронными сообщениями, присланными в организацию, уведомлениями и докладами о ходе работы с такими сообщениями.

В состав электронного сообщения в качестве необязательной части может входить конверт - XML-документ, содержащий унифицированные блоки данных. Этот конверт либо представляет собой непустой файл, имеющий уникальное имя, либо включается в структуру электронного сервиса.

     6 Модель паспорта электронного сообщения

Паспорт электронного сообщения является его обязательной частью и оформляется как самостоятельный XML-документ с корневым элементом Doclnfo или Report (в зависимости от типа сообщения), содержит зону Заголовок, а также одну или несколько других зон (см. таблицу ниже).

Заголовок паспорта электронного сообщения является самостоятельной, обязательной зоной. Кроме нее в паспорте обязательно должна присутствовать хотя бы одна из зон.

Зоны электронного сообщения оформляются как самостоятельные, независимые элементы языка XML первого уровня иерархии. Тип зоны определяется именем этого элемента.

Используемые в паспорте электронного сообщения зоны (соответствующие элементы XML-документа) могут быть только из числа типов, определенных настоящим стандартом. Зона заданного типа в паспорте может быть только одна.

Передаваемая в зонах паспорта электронного сообщения информация оформляется как вложенные элементы XML-документа второго и последующих уровней иерархии (элементы содержания соответствующей зоны/элемента).

В содержании зоны могут быть использованы элементы только из перечня, определенного настоящим стандартом для данной зоны, с установленным допустимым количеством (кратностью) и составом атрибутов. Исключение составляет зона Расширение, состав и структура ее элементов определяются разработчиком соответствующей передающей системы управления документами.

Новые версии паспорта электронного сообщения могут дополняться новыми пространствами имен (NameSpaces), содержащими необязательные элементы и атрибуты. Таким способом предлагается обеспечить совместимость версий XML-документа, поскольку при проверке электронного сообщения на соответствие XSD-схеме пространства NameSpaces будут исключены из проверки и не повлияют на ее результат.

     6.1 Правила описания зон паспорта электронного сообщения

Зоны являются отдельными, самостоятельными элементами языка XML первого уровня иерархии.

Передаваемая в зоне информация оформляется как вложенные XML-элементы второго и последующих уровней иерархии.

Как и для элемента - описателя зоны, так и для вложенных элементов указываются имя типа, содержание и допустимые атрибуты.

При описании вложенных элементов (структуры элементов и зон) дополнительно указывается их допустимое количество (кратность):

- 1 - обязательный, может присутствовать только один раз;

- 1-n - обязательный, может присутствовать несколько раз;

- 0-1 - необязательный, может встречаться только один раз;

- 0-n - необязательный, может встречаться несколько раз.

Для атрибутов элементов кратность устанавливается равной:

- 1 - обязательный атрибут;

- 0 - необязательный атрибут.

При описании атрибутов и содержания элементов используются следующие типы данных:

- String - строка;

- Date - дата в формате гггг-мм-дд;

- DateTime - дата и время в формате гггг-мм-ддТчч:мм:сс;

- Num - целое число;