ГОСТ 2.501-2013 Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Правила учета и хранения (с Поправками)
4 Основные положения
4.1 Все имеющиеся и изготовленные в организации документы подлежат учету и хранению.
4.2 Учет документов и их хранение, а также учет организаций, в которые направляют документы, - это часть системы обращения документации в организации.
Учету подлежат:
- все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;
- абоненты (внешние и внутренние), принятые на абонентское обслуживание и извещаемые о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
- абоненты разовой выдачи (передачи) копий документов, которые не извещаются о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
- движение документов (изготовление и учет копий, изменения, применяемость);
- все виды извещений об изменении документов (учет извещений - по ГОСТ 2.503).
Примечание - Учет абонентов выполняют по формам 3 и 3а (см. приложение Б).
4.3 Подлинники конструкторских и технологических документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ЕСКД и ЕСТД соответственно.
4.4 Подлинники электронных КД и электронных ТД должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051*.
4.5 Подлинники на бумажном носителе должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и должны соответствовать требованиям ГОСТ 13.1.002.
4.6 При приемке подлинников на хранение проверяют:
- комплектность КД в соответствии со спецификациями, ведомостями электронных КД (ТД) или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
- комплектность ТД в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
- наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается*.
4.7 Документы, поступающие на хранение, регистрируют.
Регистрацию производят автоматизированным или неавтоматизированным способом*.
4.8 Каждому подлиннику документа присваивают один регистрационный (инвентарный) номер независимо от количества листов в бумажном документе или количества файлов в электронном конструкторском (технологическом) документе, из которых они состоят.
На бумажном документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.
Инвентарный номер подлинника электронного конструкторского (технологического) документа указывают в его реквизитной части.
4.9 При регистрации документа рекомендуется указывать следующую основную информацию, приведенную в таблице 1:
Таблица 1
Наименование информации | Пояснение | Примечание |
Организация | Организация (или ее код), осуществляющая учет и хранение документов | Информацию об организации следует записывать в соответствии с указанной в регистрируемом документе |
Подразделение | Подразделение, выпустившее документ | |
Обозначение документа | Обозначение документа и код, если его код определен ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.601, ГОСТ 2.602, ГОСТ 2.701, ГОСТ 3.1102 | Допускается указывать код документа, установленный стандартом организации |
Наименование документа | Наименование документа, если его код определен ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.601, ГОСТ 2.602, ГОСТ 2.701, ГОСТ 3.1102 | Допускается указывать наименование документа, установленное стандартом организации |
Наименование документа в зависимости от характера использования | Подлинник, дубликат или копия. Допускается указывать порядковый номер в соответствии с ГОСТ 2.102 (таблица 2, графа 1) | |
Формат | Обозначение формата листа - по ГОСТ 2.301 | |
Организация, в которой находится подлинник | Сокращенное наименование организации, в которой хранится подлинник | |
Регистрационный номер | Инвентарный номер документа | |
Дата поступления | Дата приема документа на хранение | |
Количество листов | Количество листов в документе | |
Подпись | Подпись о приемке документа | Подпись лица, принявшего документ |
Имя файла(ов) электронного конструкторского (технологического) документа | При указании имени файла указывают его тип (txt, doc, pdf, xml, sgm, tif, jpg, prt, asm и т.п.) | Например, в форме 1 информацию рекомендуется указывать в графе "Примечание", в форме 2 - в резервной графе ("Резерв") и т.д. |
4.10 При ручной регистрации перечисленную информацию указывают в инвентарной книге по форме 1 (см. приложение Б).
Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизелям, вагонам, тракторам, турбинам и т.д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться*.