ГОСТ Р 55347-2012 Системы управления проектированием. Руководство по менеджменту инноваций

     7.12 Интернет, Интранет, Экстранет и вики-сайты

Интернет является богатым источником информации. Она становится мощным источником при возникновении потребности в ее получении. Все организации, заинтересованные в обновлении своей продукции, должны оказывать содействие своим сотрудникам в ведении поиска веб-сайтов, не в последнюю очередь - для определения текущего состояния работ в интересующих их областях, включая поиск интеллектуальной собственности в виде зарегистрированных патентов и т.п. Подобная рекомендация, возможно, существенно сократит время поиска нужной информации.

Могут устанавливаться процедуры поиска информации и избранные сайты, которые будут посещаться регулярно или по мере их обновления. Подписка на услугу Really Simple Syndication (RSS) позволит осуществлять оповещение пользователя обо всех прошедших изменениях. Процедура должна устанавливаться также для предоставления информации всем, кто способен ею воспользоваться (см. 7.8).

Другой важный шаг организаций - это установка внутрикорпоративной сети на базе технологии Интранет и веб-сайтов для стимулирования своих сотрудников (и избранных внешних пользователей) обмениваться информацией и идеями, особенно с теми коллегами, с которыми они обычно не могут встречаться и советоваться. Цель этого шага - сделать эту сеть первым пунктом для контактов между сотрудниками, ищущими информацию или поддержку.

Основные причины установки внутрикорпоративной сети и веб-сайтов таковы:

a) установление пунктов для контактов сотрудников и третьих лиц, особенно во время свободных посещений организаций с целью формирования или проверки исходных данных (например, для проверки идей совершенствования продукции, обучения, широкого подбора интересующей информации, вопросов, подлежащих изучению, и определения возможностей сотрудничества);

b) помощь в установлении связей между формулировкой инновационных задач, перспективными представлениями организации и параметрами главного русла инновации;

c) установление протокола совместного использования сети, обнародования и использования информации (размеров, мер безопасности, рекомендаций);

d) обеспечение прямого доступа к полезной информации и ускорения ее применения путем представления в готовом для применения виде;

e) указание существующей и появляющихся технологий и областей бизнеса, представляющих особый интерес;

f) определение ведущих игроков и эффективных методик во всех интересующих технологиях, методах и бизнес-процессах;

g) указание ведущихся проектов, привлекаемого персонала и третьих лиц;

h) ведение журнала знаний, навыков и опыта сотрудников организации (включая лиц, которые должны консультировать по заявке и запросу о помощи);

i) предоставление рекомендаций по совершенствованию идей, формулировок и предложений по проектам;

j) документирование результатов ситуационных исследований примеров добросовестной практики и достижений;

k) обнародование историй успешных инноваций в организации и признание заслуг участвующих лиц;

I) предоставление форума для конкурентного внутреннего рынка идей;

m) выдача рекомендаций по эффективному использованию сети (например, рекомендаций по выбору основных источников информации и порядку выполнению поиска);

n) описание утвержденной системы менеджмента инноваций и предоставление рекомендаций по ее максимально эффективному применению (например, организации этапов, проведению работ, обработки проблем и т.п.).

Экстранет, являющийся расширенным вариантом внутрикорпоративной сети на базе технологии Интернет, позволяет соединять Интранет с потребителями, поставщиками и другими организациями, преследующими общие цели. Это делает возможным реализовать электронную коммерческую деятельность, которая будет увязывать все аспекты коммерческих взаимоотношений, начиная с приема заказов и оплаты и заканчивая оказанием послепродажных услуг и разработками.

В настоящее время все более общепринятым в организациях становится создание веб-сайтов (известных как "вики" (wiki)) для каждого вида продукции; многие организации считают их важным компонентом продукции, который позволяет легко распределять, пополнять, редактировать и при необходимости удалять информацию с экранных страниц. Обращение к этой информации является и эффективным, и экономичным для тех, кто допущен к сайтам, поскольку сайты могут легко загружаться и корректироваться, быть доступными для поиска и создавать соответствующие связи.

Аналогичные вики-сайты могут создаваться для групп сотрудников и внешних контактов (например, по общности интересов) для разделения информации, связанной с областями интереса и общими методиками. Например, управление проектированием, разработка некоторых технологий и порядок рассмотрения потребностей - все это возможно на основе установления подобных общностей.

Веб-сайты, Интранет, Экстранет и вики-сайты необходимо регулярно обновлять для представления новой информации, расширения связей между другими сайтами, облегчения объединения специалистов с общими интересами. Все это облегчает плодотворный поиск и построение полезных сетей. Указанные факторы, вместе с экстренным откликом на запросы и предложения, помещенные на сайтах, должны стимулировать постоянное использование сайтов персоналом и другими целевыми группами.

Для Интранета, Экстранета и вики-сайтов существенна защита от несанционированного доступа к ним (т.е. от тех лиц, которые, возможно, стремятся использовать их незаконно или с преступными намерениями путем редактирования содержания сайтов) при сохранении легкого доступа целевых пользователей.

Содержание/страницы всех подобных веб-сайтов должны сохраняться в центральных архивах организаций, не в последнюю очередь - как юридическое свидетельство, на которое необходимо ссылаться даже в течение нескольких лет после удаления веб-сайта.