ГОСТ Р 51725.15-2012 Каталогизация продукции для федеральных государственных нужд. Порядок подготовки и представления каталожных данных экспортируемой продукции. Электронный обмен данными. Основные положения

     6 Процедуры внутреннего электронного обмена данными по каталогизации экспортируемой продукции

6.1 Внутренний электронный обмен данными по каталогизации экспортируемой продукции осуществляется в соответствии с положениями, установленными ГОСТ Р 51725.5, методическими документами ЦК ЭПВН, условиями договорных документов между ЦК ЭПВН и организацией - поставщиком экспортируемой продукции, а также в соответствии с требованиями [1] в части представления исходных данных о предметах снабжения в национальный орган по каталогизации.

6.2 Внутренний электронный обмен данными по каталогизации экспортируемой продукции включает процедуры по:

- передаче организацией - поставщиком экспортируемой продукции исходных данных для каталогизации экспортируемой продукции и последующий обмен данными с ЦК ЭПВН в процессе каталогизации;

- передаче результатов каталогизации организации - поставщику экспортируемой продукции;

- электронному обмену данными между центрами каталогизации государственных заказчиков в целях включения данных о каталогизации экспортируемой продукции в сводную часть Федерального каталога продукции;

- передаче организацией - поставщиком экспортируемой продукции информации об изменениях, вносимых в данные о каталогизированных предметах снабжения, на основании которой ЦК ЭПВН проводит актуализацию сведений о каталогизированных предметах снабжения в сводном каталоге экспортируемой продукции.

6.3 Подготовка и передача исходных данных для каталогизации экспортируемой продукции включает:

- представление организацией - поставщиком экспортируемой продукции перечня предметов снабжения, подлежащих каталогизации, с исходными данными по каждому предмету снабжения в объеме, достаточном для его первоначальной идентификации (определение классификационной группировки и присвоение утвержденного наименования);

- представление организацией - поставщиком экспортируемой продукции исходных данных, необходимых для формирования каталожных описаний предметов снабжения в соответствии с требованиями руководств по описанию предметов снабжения, применяемых в международной системе каталогизации;

- электронный обмен информацией между организацией - поставщиком экспортируемой продукции и ЦК ЭПВН по уточнению исходных данных.

6.4 Требования к структуре и форматам представления исходных данных для каталогизации экспортируемой продукции определяются методическими документами ЦК ЭПВН, а также договором ЦК ЭПВН с организацией - поставщиком экспортируемой продукции на проведение работ по каталогизации.

6.5 Организация - поставщик экспортируемой продукции должна обеспечить представление исходных данных о предметах снабжения собственного производства, а также по покупным комплектующим изделиям, в том числе по изделиям, закупаемым у зарубежных поставщиков. Для этого в контракты на закупку комплектующих изделий у зарубежных поставщиков и в договоры с отечественными поставщиками покупных комплектующих изделий включаются соответствующие требования к представлению исходных данных для каталогизации экспортируемой продукции.

6.6 Требования к объему исходных данных для каталогизации экспортируемой продукции зависят от метода идентификации: ссылочного, описательного или ссылочно-описательного. Метод идентификации устанавливается в контракте на поставку экспортируемой продукции или в договоре ЦК ЭПВН с организацией - поставщиком экспортируемой продукции на проведение работ по каталогизации с указанием при необходимости требований по разделению номенклатуры предметов снабжения на группы в зависимости от применяемого метода идентификации.

6.7 ЦК ЭПВН осуществляет экспертизу представленного перечня предметов снабжения, подлежащих каталогизации, на соответствие требованиям, указанным в 6.4, и обработку этого перечня с использованием программных средств ЦК ЭПВН. В результате обработки перечня предметов снабжения каждому включенному в него предмету снабжения присваивается специальный регистрационный номер. Этот номер используется для идентификации предмета снабжения в перечне при обмене информацией между ЦК ЭПВН и организацией - поставщиком экспортируемой продукции.

6.8 Обмен информацией об уточнении исходных данных осуществляется по результатам экспертизы исходных данных, полученных от организации - поставщика экспортируемой продукции в целях получения дополнительной информации, необходимой для правильной идентификации предметов снабжения. Обмен уточняющей информацией представляет собой итерационный процесс с соблюдением согласованных между организацией - поставщиком экспортируемой продукции и ЦК ЭПВН процедур учета изменений, вносимых в исходные данные.

6.9 Если каталогизация экспортируемой продукции проводится по описательному или ссылочно-описательному методу, то ЦК ЭПВН после окончания первоначальной идентификации передает организации - поставщику экспортируемой продукции запрос на представление по каждому предмету снабжения данных о его характеристиках в соответствии с руководствами по описанию предметов снабжения, применяемыми в международной системе каталогизации.

6.10 Передача исходных данных для каталогизации экспортируемой продукции и электронный обмен данными осуществляются с использованием:

- электронной почты в сети Интернет в виде файлов установленного формата (MS Excel, MS Word);

- специальных программных средств подготовки исходных данных и электронного обмена данными в форматах международной системы каталогизации (по согласованию между организацией - поставщиком экспортируемой продукции и ЦК ЭПВН).

6.11 По окончании работ по каталогизации экспортируемой продукции ЦК ЭПВН передает их результаты организации - поставщику экспортируемой продукции в виде перечня предметов снабжения с указанием по каждому предмету снабжения: ФНН, кода классификационной группировки по [2], кода утвержденного наименования по [3], кода NCAGE, кодов, квалифицирующих ссылочные номера предметов снабжения, а также других данных по согласованию с организацией - поставщиком экспортируемой продукции.

6.12 Данные о каталогизации экспортируемой продукции ЦК ЭПВН передает в установленном порядке в ФЦК в целях включения их в сводную часть Федерального каталога продукции.