ГОСТ Р 54985-2012/Рекомендации ИСО/ТК 176 Руководящие указания для малых организаций по внедрению системы менеджмента качества на основе ИСО 9001:2008
4.2 Требования к документации
4.2.1 Общие положения
Документация системы менеджмента качества должна включать в себя: a) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества; b) руководство по качеству; c) документированные процедуры и записи, требуемые настоящим стандартом; d) документы, включая записи, определенные организацией как необходимые ей для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими. Примечания 1 Там, где в настоящем стандарте встречается термин "документированная процедура", это означает, что процедура разработана, документально оформлена, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии. Один документ может содержать требования одной или более процедуры. Требование о наличии документированной процедуры может быть реализовано более чем одним документом. 2 Степень документированности системы менеджмента качества одной организации может отличаться от степени документированности другой в зависимости: a) от размера организации и вида деятельности; b) от сложности и взаимодействия процессов; c) от компетентности персонала. 3 Документация может быть в любой форме и на любом носителе. [ИСО 9001:2008] |
Документирование системы менеджмента качества организации
В настоящем разделе установлены требования к составу документации, относящейся к системе менеджмента качества. Термин "документация" применяют с целью охвата диапазона различных типов документов, указанных в 4.2.1, перечисления а)-d).
Согласно перечислению с) необходимо наличие определенных документированных процедур. Документированная процедура - это процедура, имеющаяся в распоряжении организации в доступной и удобной для применения форме (например, электронной, бумажной или видео) и управляемая в соответствии с требованиями 4.2.3. Следует обеспечить, чтобы в документированные процедуры были включены требования, установленные в следующих пунктах:
- 4.2.3 Управление документацией;
- 4.2.4 Управление записями;
- 8.2.2 Внутренние аудиты (проверки);
- 8.3 Управление несоответствующей продукцией;
- 8.5.2 Корректирующие действия;
- 8.5.3 Предупреждающие действия.
Наличие документированных процедур для вышеуказанных требований является обязательным условием. В отношении других документированных процедур организация сама принимает решение о целесообразности их наличия. Также допускается объединять разные требования в одной или более документированных процедурах.
Согласно перечислению d) необходимо наличие средств, обеспечивающих эффективное планирование, осуществление процессов и управление ими.
Очень важно, чтобы каждый работник организации имел информацию, необходимую для выполнения своей работы. Документация может предоставляться в различных формах и на разных носителях. Наиболее распространенным способом является хранение и распространение информации на электронных носителях. Формами представления документации являются следующие:
- процедуры;
- рабочие инструкции;
- операционные инструкции (карты);
- руководства по применению;
- обязательные требования;
- отраслевые стандарты;
- графики;
- файлы в формате CAD;
- маршрутные листы;
- планы проверок;
- перечень одобренных поставщиков;
- спецификации;