Рекомендуется включать в протокол отбора проб любую информацию о необычном внешнем виде упаковок, а также любую иную информацию о факторах, которые могли повлиять на отбор проб.
Протокол отбора проб может включать следующую информацию:
- место отбора пробы;
- дату отбора пробы;
- время отбора пробы и время опечатывания емкости с пробой;
- имена и должности лиц, проводивших отбор проб, и лиц, присутствовавших при этом;
- ссылку на метод отбора проб (А, В, С или D) и сведения о модификации метода; сведения об ограничениях на использование пробы для проведения того или иного испытания;
- тип и количество единиц потребительской тары, составляющих партию, со ссылками на соответствующие документы; описание маркировки;
- количество проб и их идентификация (маркировка, номер партии и т.д.);
- назначение проб;
- состояние упаковки и окружения;
- сведения о кондиционировании помещения в процессе отбора проб; если требуется, условия окружающей среды, включая относительную влажность.