ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 Обеспечение долговременной сохранности электронных документов

Введение

Международная организация по стандартизации ИСО (International Organization for Standardization, ISO) является всемирным объединением национальных органов по стандартизации (организаций - членов ИСО). Подготовка международных стандартов обычно ведется в технических комитетах ИСО. Каждая организация - член ИСО имеет право быть представленной в тех технических комитетах, тематика которых представляет для нее интерес. Вместе с ИСО в этой работе также принимают участие международные правительственные и неправительственные организации. ИСО тесно сотрудничает с Международной электротехнической комиссией (МЭК - International Electrotechnical Commission, IEC) по всем вопросам стандартизации в области электротехники.

Международные стандарты разрабатываются в соответствии с правилами, установленными в части 2 директив ИСО/МЭК.

Основной задачей технических комитетов является подготовка международных стандартов. Одобренные техническими комитетами проекты стандартов рассылаются организациям - членам ИСО на голосование. Для публикации в качестве международного стандарта проект должен быть одобрен не менее чем 75% организаций - членов ИСО, принявших участие в голосовании.

В исключительных случаях, когда технический комитет собрал материалы, отличающиеся от тех, которые обычно публикуются в качестве международного стандарта (например, отражающие текущее состояние дел по соответствующему вопросу), комитет может большинством голосов своих членов принять решение о публикации технического отчета. По своей природе технический отчет носит чисто информативный характер, и его пересмотр не требуется до тех пор, пока содержащиеся в нем сведения не потеряют свою актуальность и полезность.

Следует иметь в виду, что некоторые элементы данного документа могут быть объектами патентных прав. ИСО не несет ответственности за установление подлинности таких патентных прав.

Технический отчет ИСО/ТО 18492 был подготовлен подкомитетом SC 3 по общим вопросам технического комитета ИСО ТС 171 "Прикладные системы создания и хранения документов" (Document management applications).

Обеспечение долговременной сохранности аутентичной электронной неструктурированной или слабоструктурированной документированной информации (electronic document-based information, далее по тексту - документов) - проблема, которую приходится решать в различных сферах деятельности, таких как архивное дело, управление информацией и документами, электронная коммерция, электронное государственное управление и разработка технологий. Решение данной проблемы осложняется тем, что организации и отдельные лица, на которых возложена ответственность за обеспечение долговременного доступа к аутентичным электронным документам, используют для достижения этой цели различные стратегии.

Несмотря на явную потребность в решении проблемы обеспечения долговременного доступа к аутентичным электронным документам в настоящее время отсутствуют согласованные международные рекомендации по этому вопросу. Как следствие, применяются различные, порой не совместимые между собой методы, что создает для организаций серьезные проблемы, связанные с доступностью и/или аутентичностью сохраняемых электронных документов.

Признавая универсальную проблему технологического устаревания компьютерного оборудования и программного обеспечения, а также ограниченный срок службы цифровых носителей информации, данный стандарт содержит рекомендации организациям - хранителям информации (storage repositories, далее по тексту - хранители информации) по поддержанию аутентичных электронных документов, сохраняемых для использования в будущем, и по обеспечению доступа к ним.

Цель настоящего стандарта - предложить четкую концепцию для разработки стратегий и хороших практик, применимых к широкому спектру электронных документов государственного и частного секторов для обеспечения их долговременной доступности и аутентичности.