ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 Обеспечение долговременной сохранности электронных документов

     5.2.2 Читаемость электронных документов

Стратегия обеспечения долговременной сохранности направлена на то, чтобы электронные документы в будущем оставались читаемыми. Для достижения этой цели составляющий электронные документы поток битов должен быть доступен на той компьютерной системе или устройстве:

- на которой(ом) он первоначально был создан, или

- на которой(ом) он в настоящее время хранится, или

- которая(ое) в настоящее время используется для доступа к нему, или

- которая(ое) будет использоваться для хранения электронной информации в будущем.

Данные четыре варианта обеспечения возможности обрабатывать информацию (processability) исходят из того, что информация, сохраненная на электронном носителе, может со временем стать нечитаемой. Есть два основных сценария, по которым это может произойти.

В первом случае нечитаемость носителя - следствие воздействия неблагоприятных условий хранения. Все виды носителей, используемых в настоящее время для хранения электронных документов, чувствительны к воздействию неблагоприятной среды хранения, например к перепадам температуры и влажности. Подобные неблагоприятные условия или приводят к повреждению носителя, или ускоряют процесс его "старения". Для обеспечения максимального срока службы различных типов электронных носителей информации требуются разные уровни контролируемой среды хранения. При использовании некоторых технологий записи информации порча данных возможна из-за воздействия магнитных полей, пыли и загрязняющих окружающую среду веществ (магнитные носители), в то время как другие виды носителей (оптические носители) менее подвержены влиянию внешних факторов и реже повреждаются при использовании их вне жестко контролируемой среды хранения. Однако какие бы из технологий записи информации ни использовались, необходимо понимать, что все виды носителей информации могут портиться и/или деградировать вследствие воздействия окружающей среды.

Во втором случае нечитаемость может стать следствием морального устаревания носителей, т.е. когда устройство для хранения информации (например, лента или диск) физически несовместимо с имеющимся компьютерным оборудованием (например, приводом для чтения лент или дисков), и, следовательно, информация не может быть прочитана. Моральное устаревание носителей информации представляется неизбежным, поскольку достижения в технологиях хранения постоянно изменяют способы физического хранения электронных документов (происходят, например, изменения в технологии записи, в интерфейсах оборудования/программного обеспечения дисковых приводов), изменяются способ физического представления потока битов, лежащего в основе документированной информации (например, использование кодов с коррекцией ошибок) и конструктивные параметры (form factor) носителей. Как следствие, со временем более старые носители информации становятся несовместимыми с появившимися позднее носителями и оборудованием.

Стратегия обеспечения долговременной сохранности должна целенаправленно решать проблему устаревания носителей, устанавливая процедуры периодически выполняемого переноса документов со старых носителей на более новые.

Примечание - Правильный выбор форматов данных так же важен, как и читаемость данных. Следует обратить внимание на то, что данные должны форматироваться таким образом (т.е. с использованием "технологически нейтральных" форматов), чтобы в будущем пользователи могли эти данные обрабатывать.