ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 Обеспечение долговременной сохранности электронных документов

     1 Область применения

Настоящий стандарт содержит методические указания и рекомендации по обеспечению долговременной сохранности аутентичных электронных документов и доступа к ним в тех случаях, когда срок их хранения превышает расчетный срок использования технологий (оборудования и программного обеспечения), применяемых для создания и поддержания этих документов.

Настоящий стандарт учитывает роль технологически нейтральных ИТ-стандартов в обеспечении долговременного доступа к информации.

Настоящий стандарт рекомендует к обеспечению долговременной сохранности аутентичных электронных документов и доступа к ним привлекать специалистов ИТ, специалистов по управлению информацией/контентом (document managers), специалистов по управлению документами (records managers) и архивистов.

В настоящем стандарте не рассматриваются процессы создания, "захвата" (ввода) и классификации аутентичных электронных документов.

Настоящий стандарт применим к любым видам информации, созданной информационными системами и сохраненной в качестве свидетельства деловых транзакций и деятельности.

Примечание - Электронные документы представляют собой "деловую память" о повседневной деловой деятельности и событиях, давая организациям возможность впоследствии изучать, анализировать и документировать эти действия и события. Электронные документы являются свидетельствами деловых транзакций, что позволяет организациям использовать их при принятии управленческих решений в настоящее время и в будущем, для удовлетворения потребностей клиентов, для обеспечения соответствия законодательно-нормативным требованиям и для защиты интересов организации в случае судебных споров. Поэтому электронные документы должны сохраняться и должным образом храниться.