РД 52.19.568-2010 Организация комплектования, учета, хранения и использования документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении

     5.3 Прием-передача документов Госфонда Росгидромета в ОФД госучреждений Росгидромета

5.3.1 Прием документов в Госфонд Росгидромета проводится начальником ОФД по внутренним описям в соответствии с приложением 1.

5.3.2 При приеме проверяется:

- количество внесенных дел в опись и фактически принимаемых;

- качество переплета или брошюровки дел;

- соответствие заголовков дел, внесенных в опись, содержанию документов в делах;

- качество и правильность оформления обложек дел;

- правильность группировки и оформления документов, включенных в дела;

- правильность нумерации листов дел;

- наличие в делах при необходимости внутренних описей и правильность их составления;

- наличие листов-заверителей дел.

5.3.3 Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел должны быть устранены при приеме, или дела должны быть возвращены на доработку (перегруппировку, переоформление дел и т.д.).

5.3.4 Опись принятых дел подписывается начальником ОФД и должностным лицом, передавшим дела.

5.3.5 Один экземпляр описи вместе с делами остается в ОФД, другой возвращается в структурное подразделение, передающее дела.

5.3.6 По итогам года в ОФД описи дел постоянного и временного хранения формируются в дела. Описи дел документов постоянного хранения формируются в дела по видам информации. Описи дел документов временного хранения формируются в одно дело. На каждое дело составляется итоговая запись дела (см. приложения 7, 8). Итоговая запись утверждается ЭК Госфонда Росгидромета.

5.3.7 Прием платных изданий производится по счетам и накладным.

5.3.8 Передача и прием документов в ОФД от лицензиатов, не входящих в систему Росгидромета, должны производиться по акту, оформленному в соответствии с приложением 9 на бланке учреждения, передающего документы.

5.3.9 Передача и прием документов Госфонда из одного учреждения Росгидромета в другое, при изменении территории или профиля деятельности УГМС и НИУ, должны производиться на основании приказов Росгидромета, руководителей госучреждений Росгидромета по акту, оформленному в соответствии с приложением 10. Акт оформляется на бланке учреждения, передающего документы.