РД 52.19.568-2010 Организация комплектования, учета, хранения и использования документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении

     5.2 Порядок подготовки документов Госфонда Росгидромета для передачи на хранение в ОФД

5.2.1 Формирование и оформление дел, предназначенных для передачи на хранение в ОФД, производится работниками подразделений УГМС и госучреждений Росгидромета, в деятельности которых образовались и/или прошли критический контроль документы.

5.2.2 Ответственность за качественное состояние и полноту представления документов в Госфонд Росгидромета несут руководители подразделений УГМС и госучреждений Росгидромета.

5.2.3 Критериями отбора документов в дело являются:

- документы одного срока хранения;

- общее содержание;

- код документа;

- принадлежность к одному подразделению или пункту наблюдений;

- общий период наблюдений.

5.2.4 Перед сдачей в Госфонд Росгидромета документы комплектуются в единицы хранения. За единицу хранения документов наблюдений принимается один годовой комплект документов одного наименования по каждому пункту наблюдений отдельно. За единицу хранения документов научных исследований и экспедиционных работ принимается один экземпляр отчета, записки, обзора, сборника, справочника, ежегодника и т.п.

5.2.5 При оформлении документов в единицы хранения должно быть учтено следующее:

- объем каждой единицы хранения должен быть не более 200-250 листов при толщине единицы хранения не более 30-40 мм;

- в случае, когда документы по своему объему не вмещаются в одно дело, допускается разделение одного дела на несколько томов;

- в случае, когда документов одного наименования за год наблюдений недостаточно для формирования дела, допускается их объединение в ОФД по мере накопления за несколько лет;

- технические дела, паспорта, журналы истории станций и постов со всеми приложениями и им подобные документы оформляются в дела по пунктам наблюдений;

- при комплектовании в единицы хранения разных документов по нескольким пунктам наблюдений из-за незначительного объема необходимо составлять внутреннюю опись в соответствии с приложением 1;

- при формировании дела сезонных наблюдений и работ допускается объединение документов нескольких наименований одного вида наблюдений за сезон; в этом случае также составляется внутренняя опись в соответствии с приложением 1.

5.2.6 Все документы, включаемые в дело, должны быть отсортированы в хронологическом, алфавитном или другом принятом порядке. При формировании дела из документов должны быть удалены металлические скрепки, булавки, закладки.

5.2.7 Нумерация листов в деле производится в следующем порядке:

- листы включаемых в дело документов должны быть пронумерованы в развернутом виде арабскими цифрами в верхнем правом углу простым карандашом; документы в деле могут сохранять собственную нумерацию, если она отпечатана и соответствует порядковому расположению листов в деле;

- листы документов, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому (части) отдельно;

- фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в документе, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;

- лист любого большого формата следует складывать и подшивать за один левый край, сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу;

- лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист;

- подшитые в документ конверты с вложениями обязательно нумеруются, при этом конверт должен быть подписан, а все вложения в конверте должны иметь внутреннюю опись;

- для годовых комплектов книжек стандартных форм (КГ-1, КГ-3, КГ-6 и т.п.), имеющих определенное количество листов, листы допускается не нумеровать, а нумеровать количество книжек в единице хранения.

5.2.8 В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов они перенумеровываются. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа.

5.2.9 При наличии отдельных ошибок в нумерации листов на непронумерованных листах ставится номер предыдущего пронумерованного листа с прибавлением букв "а", "б". При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах к номеру прибавляются буквы "а", "б".

5.2.10 Для учета количества листов в деле должен быть составлен лист-заверитель дела в соответствии с приложением 2. Бланки листов-заверителей дел должны быть отпечатаны крупным шрифтом и вкладываются в конце дела. В графе "Особенности физического состояния и формирования дела" указываются номера листов с особенностями физического состояния: изорван, испачкан, с фотографией, крупноформатные, литерные и т.п.