БЕСПЛАТНО проверьте актуальность своей документации
с «Кодекс/Техэксперт АССИСТЕНТ»


     ГОСТ Р 54876-2011

     

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Менеджмент знаний

РУКОВОДСТВО ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ВЗАИМОСВЯЗИ МЕНЕДЖМЕНТА ЗНАНИЙ С КУЛЬТУРОЙ ОРГАНИЗАЦИИ И ДРУГИМИ ОРГАНИЗАЦИОННЫМИ ПРОЦЕССАМИ

Knowledge management. Guide to securing correlation between knowledge management and the standard of organization and other organizational processes



ОКС 03.100.99

Дата введения 2012-09-01

     

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Научно-техническим центром "ИНТЕК"

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 100 "Стратегический и инновационный менеджмент"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 декабря 2011 г. N 1602-ст

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июнь 2020 г.


Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

Введение


Организации стремятся улучшить свои производственные показатели и способность к инновациям и все больше внимания уделяют методологии менеджмента знаний (МЗ).

Успешное внедрение системы менеджмента знаний (СМЗ) в производственные структуры происходит в первую очередь в организациях, которые с особым вниманием относятся к таким вопросам, как человеческие и культурные аспекты, персональная мотивация, изменение методологий менеджмента, новые и улучшенные производственные процессы, обеспечивающие обмен знаниями между специалистами, владеющими различными дисциплинами, обмен информацией и сотрудничество, в результате чего технологию рассматривают как средство обеспечения и двигатель прогресса.

Несмотря на это, до настоящего времени все усилия, направленные на решение проблемы создания и внедрения СМЗ в производственную среду, сводились, как правило, к продвижению технологий, связанных с внедрением современных информационных технологий (ИТ), которые способствуют решению данной проблемы.

Целью настоящего стандарта является рассмотрение тех областей, которые могли бы стать предметом общих подходов, устоявшейся практики или инициативами по стандартизации в более широком организационном контексте. Общим намерением является обеспечение осмысленными и полезными руководящими положениями компаний, в частности малых и средних предприятий (МСП), но, не ограничиваясь только МСП, с той целью, чтобы они могли воспользоваться возможностями обмена знаниями в рамках и за пределами своих организационных границ.

В связи с этим положения настоящего стандарта приведены в форме руководства по устоявшейся практике МЗ, описывающего, как успешно внедрить СМЗ в организации и в чем заключаются преимущества данного внедрения. Посредством такого ориентированного на культуру организации подхода настоящий стандарт призван усилить и другие, более технологически ориентированные инициативы, которые разрабатывают в настоящее время компании и органы по стандартизации. Общим результатом будет существенное дополнительное преимущество для компаний.

Применение менеджмента знаний

СМЗ предназначена для обеспечения общего понимания, демонстрации значимости и оказания помощи организациям в ее успешном внедрении. Основа СМЗ опирается на эмпирические исследования и практический опыт в этой области, накопленный в европейских странах и других странах мира. В рамках основы рассмотрены наиболее важные элементы подхода к СМЗ с целью предоставить рекомендации для всех типов организаций, стремящихся улучшить свои показатели в результате более эффективного управления знаниями.

Для описания сути процессов МЗ используются понятия "знания" и "менеджмент знаний". Термины и определения в области менеджмента знаний представлены в ГОСТ Р 53894-2010.

Знание представляет собой набор данных и информации (с точки зрения некоторой определенной информационной технологии). Знание также включает различные комбинации новой технологии, производственного опыта, эмоций, верований, значений величин, идей, интуиций, любопытства, мотивации, стилей обучения, отношения, способности доверять, способности решать сложные проблемы, открытости, умения работать в компьютерной сети, коммуникабельности, отношения к риску и наличия духа предпринимательства. Использование знаний приводит к накоплению ценных активов, улучшает способность действовать и принимать эффективные решения. Знание может быть формализованным и неформализованным, индивидуальным (персональным) и коллективным.

Под менеджментом знаний подразумевают плановое или текущее проведение отдельных мероприятий или непрерывное управление процессами для улучшения использования существующих или создания новых индивидуальных или коллективных ресурсов знаний в целях повышения конкурентоспособности предприятия.

СМЗ представляют собой набор понятий, дисциплин и инструментов для организации знаний, которые помогут отдельным индивидуумам и организациям, принимающим на себя ответственность за то, что они знают, и за того, кого они знают.

Таким образом, в общем понимании "знание" - это совокупность данных и информации, которая дополняется экспертным мнением, профессиональными навыками и опытом, в результате чего появляется ценный актив, который возможно применять для оказания помощи в принятии решений. Знания могут быть точными и (или) не выраженными словами, индивидуальными и (или) коллективными.

На рисунке 1 приведены три наиболее значимых компонента, которые можно выделить в основе СМЗ:

1 Фокусирование внимания на производственной деятельности должно быть центром любой инициативы в области МЗ и представлять собой дополнительную значимость для организации, и может, как правило, включать разработку стратегии, инновацию продукта (услуги) и разработку, производство и доставку услуги, поддержку реализации продукции и потребителей. Эти процессы представляют собой внутренний организационный контекст, в котором создается и применяется знание о продуктах и услугах, потребителях или технологии.

2 Пять основных видов деятельности в отношении знаний были идентифицированы как наиболее широко применяемые: идентификация, создание, хранение, обмен знаниями и их применение. Они представляют собой второй компонент основы посредством формирования единого процесса.

     
Рисунок 1 - Основа менеджмента знаний



Эти виды деятельности реализуются, как правило, в поддержку более широких производственных процессов. Их интеграция и результативность в рамках организации должны поддерживаться необходимыми методами и инструментами МЗ.

3 Средства обеспечения представляют собой третий компонент и включают две основные дополняющие друг друга категории, называемые персональными и организационными способностями к знаниям. Эти способности следует рассматривать как средства обеспечения деятельности в отношении знаний.

Персональные знания включают такие способности, как амбиции, профессиональные навыки, поведение, опыт, инструменты и пунктуальность, которые должны развиваться на персональном и групповом уровне для генерации улучшений на основе управления знаниями.

Организационными способностями к знаниям являются способности, которые руководители должны выявить для обеспечения эффективного управления знаниями в рамках процессов повышения производительности со стороны внутренних участников (менеджеров и рабочих) и внешних участников (поставщиков и потребителей). Это определение задачи, видения и стратегии, проектирование процессов и организационных структур, измерение, понимание культуры, применение технологии и инфраструктуры, а также развитие коллективно доступного знания организации, то есть так называемого актива знаний.

Применение СМЗ на практике

Комплекс стандартов в области МЗ предлагает организациям, заинтересованным в МЗ, руководителям проектов и группам по проекту СМЗ использовать данную основу для первоначальных обсуждений. Если она поможет организациям в достижении общего понимания, увязке и определении направления своих действий, идентификации аспектов СМЗ, относящихся к данной организации, понимании правильной комбинации этих аспектов, определении, какие процессы подлежат управлению и пониманию методов развития СМЗ на организационном и индивидуальном уровнях, в этом случае необходимость МЗ очевидна и несомненна.

Достижение общего понимания в рамках группы по проекту СМЗ и группы менеджмента является одним из первых шагов по изменению процесса менеджмента, который организация должна будет сделать для того, чтобы стать организацией, более ориентированной на знания. Основа может выполнять функции контрольного перечня, обеспечивающего исключение какого-либо пропуска и оказывающего помощь организации в минимизации сложности посредством устранения аспектов, выходящих за рамки области ее деятельности.

Настоящий стандарт представляет собой руководство по обеспечению взаимосвязи МЗ с культурой организации и другими организационными процессами.

Настоящий стандарт разработан с учетом положений документа CWA - 14924-2-2004* "Европейское руководство по добросовестной практике менеджмента знаний. Часть 2. Организационная культура".

________________

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - Примечание изготовителя базы данных.

     1 Область применения


Культура организации является наиболее важным фактором в успешном МЗ. Она оказывает первостепенное влияние на поведение. В настоящем стандарте рассмотрена суть культуры организации, как она развивается и как с ней можно работать в целях обеспечения успешного выполнения программы по МЗ, кроме того, даны ответы на следующие вопросы:

1) Как получить поддержку и добиться активного участия членов организации (вопросы, относящиеся к людским ресурсам: мотивация, компетенция и т.д.)?

2) Как организовать внедрение МЗ (вопросы, относящиеся к официальной и неофициальной структуре организации)?

3) Как обеспечить соответствующий климат для внедрения МЗ (вопросы, относящиеся к специфическим видам деятельности и применимым инструментам)?

В настоящем стандарте рассмотрены изменения в культуре организации, которые могут быть необходимы для повышения и достижения более высокой производительности на основе применения знаний; развитие более глубокого понимания культуры и как она прослеживается на основе действий отдельных индивидуумов и групп; методы возможной оценки необходимых изменений. Также приведены примеры организаций для наглядного представления поднятых вопросов, обзор вопросов познания и контрольный перечень компетенций, которые необходимо развить, рассмотрена суть культуры организации, как она развивается и как с ней можно работать в целях обеспечения успешного выполнения программы по МЗ.

     2 Связь между знаниями и культурой

     2.1 Барьеры для МЗ


Организация и проводимая политика могут всецело поддерживать МЗ, однако вначале представляется целесообразным проанализировать отдельные, уже определенные общие барьеры и способы их рассмотрения. Барьеры для МЗ приведены в таблице 1.


Таблица 1 - Барьеры для МЗ

Барьер

Замечания

Ключевые разделы и подразделы

Время и приоритетность

Приобретение знаний и обмен знаниями требуют времени. Все более активно официальные разрешения руководства и ожидания в связи с обменом знаниями становятся частью технических условий на выполнение работы (и оценок)

3, 5.4

Различие между заявлениями руководства и действиями

Культура, ориентированная на знания, даст хорошие результаты, однако менеджеры, которые вели программу, затем быстро переключаются на другие области, в результате чего теряется эффективность и результативность, характерные для хорошего МЗ.

Неспособность руководства высшего звена донести до сведения сотрудников значимость МЗ рассматривается как основное препятствие

5.2, 5.3, 7.3

Стойкое убеждение в том, что знание - сила

Конкурентная внутренняя среда во многих организациях повышает роль знаний; обладание уникальным знанием рассматривается как сила и гарантия занятости в данной организации

4.1, 5.1, 7.2

Апатия в отношении обмена знаниями

Ценности и поведение руководства высшего звена могут иметь большое значение для предрасположенности сотрудников к обмену знаниями

5.3, 6.1

Синдром "не изобретено здесь"

Люди нередко получают большее удовлетворение от изобретения чего-нибудь, чем от выполнения работы на основе чьей-то идеи, даже когда они знают, что это может сэкономить время и издержки. Для организаций функциональные факторы часто являются препятствием для обмена знаниями

4.1, 5.3, 5.4, 7.4

Системы вознаграждения, которые ослабляют обмен знаниями

Отдельные системы вознаграждений и поощрений неумышленно способствуют утаиванию знаний. Даже если они созданы для поощрения обмена знаниями, они могут ограничивать изменения в культуре. Следовательно, не упускайте из виду дестимулирующую сторону любой системы вознаграждения

5.4

Различные культуры и субкультуры

Существуют значительные различия между социальными и национальными культурами, которые могут привести к различным интеграциям и поведению. Доверие и обмен информацией могут оказывать отрицательное воздействие без эффективного менеджмента

3

Знания передаются через язык

Без общего организационного языка, описывающего опыт, нельзя сообщить то, что известно

3

Рассмотрение организации как "машиноподобной"

Некоторые люди считают, что организация лучше понимается как "машина" и что простое изменение процесса само обеспечит необходимость требуемых перемен. В противоположность этому люди не могут познать многого без включения в процесс познания и без размышления

2.2, 6.3

Организационная "амнезия"

Организации часто не могут сохранить приобретенные знания и уроки, усвоенные в прошлом

6.2

Развитие на основе "виртуальной" работы может как препятствовать, так и помогать

Учитывая, что инструменты сотрудничества могут иметь большое значение для программы по МЗ, налицо достаточно много фактов, подтверждающих наиболее эффективное познание посредством личного общения между людьми

7.6

Повышенное внимание к технологии или неадекватная технология

Отдельные менеджеры считают, что само действие по предложению сотрудникам доступа к информации скажется благотворным образом на организации. Значимость знаний заключается не только в канале доступа, но и во взаимодействиях между людьми, которые обеспечиваются этим каналом

7.2, 7.3, 7.6

Знания не развиваются вечно

Непознание и отказ от старых способов мышления, даже отход от целых блоков знаний способствуют жизнеспособности и эволюции знаний

6.3

     

     2.2 Сравнение традиционных организаций и организаций, ориентированных на знания


При анализе организационной культуры, содействующей созданию, обмену знаниями и их применению, можно найти некоторые отличия от культуры, преобладающей в промышленной или традиционной организации. Отличия между организационными культурами представлены в таблице 2.


Таблица 2 - Отличия между организационными культурами

Культура организации с низкой степенью ориентации на знания

Культура, ориентируемая на знания

Ограниченное распространение информации

Широкое распространение информации

Много уровней менеджмента

Немного уровней менеджмента

Неравномерная ответственность

Разделенная ответственность

Основа на правилах

Основа на принципах

Формальная структура

Неформальная структура

Неспособность рисковать

Способность рисковать

Периодическая политика обучения

Непрерывная политика обучения

Более финансовый фокус

Мультифункциональный фокус

Политически ориентированная

Открытая

Сохранение знаний

Обмен и применение знаний

Низкая эмоциональная связь и культурная ориентация

Приветствуется влияние на организационную культуру сетей, в которых организация работает