РМГ 94-2009 ГСИ. Испытательные лаборатории, осуществляющие контроль качества нефти при приемо-сдаточных операциях. Основные требования

     4.14 Управление записями

4.14.1 Общие положения

4.14.1.1 Лаборатория должна установить и поддерживать в рабочем состоянии процедуры идентификации, сбора, индексирования, доступа, систематизации, хранения, поддержания в рабочем состоянии и изъятия записей по качеству и техническим вопросам. Записи по качеству должны включать отчеты о внутренних аудитах и анализах со стороны руководства, а также записи по корректирующим и предупреждающим действиям.

Формы рабочих журналов для ИЛ, осуществляющей контроль показателей качества товарной нефти при приемо-сдаточных испытаниях, приведены в приложении И.

4.14.1.2 Все записи должны быть удобочитаемыми и должны храниться и содержаться таким образом, чтобы быть легко доступными в помещениях, обеспечивающих подходящие условия окружающей среды для предотвращения ущерба или порчи и для предотвращения утраты. Должны быть установлены сроки хранения записей.

Примечание - Записи могут быть на любом носителе, например, на бумажных или электронных носителях.

4.14.1.3 Все записи должны храниться в условиях безопасности и конфиденциальности.

4.14.1.4 Лаборатория должна установить процедуры для защиты и восстановления записей, хранящихся в электронном виде, а также для предупреждения несанкционированного доступа или изменений таких записей.

4.14.2 Технические записи

4.14.2.1 Лаборатория должна оставлять в течение установленного времени записи по первичным наблюдениям, вторичным данным и достаточный объем информации для установления аудиторского заключения по записям о калибровках, записям о персонале и копиям каждого выданного протокола испытаний или сертификата о калибровке. Записи о каждом испытании или калибровке должны содержать достаточно информации для облегчения, если возможно, определения факторов, влияющих на неопределенности, и возможности повторения испытаний или калибровок в условиях, максимально приближенных к первоначальным. Записи должны включать отождествление персонала, ответственного за пробоотбор, выполнение каждого испытания и/или калибровки и проверку результатов.

Примечания

1 В некоторых областях деятельности может быть невозможным или нецелесообразным оставление записей по всем первичным наблюдениям.

2 Технические записи представляют собой накопление данных и информации, являющихся результатом проведения испытаний и/или калибровок и указывающих, достигнуты ли установленные показатели качества или параметры процессов. Они могут включать формы, контракты, рабочие листы, рабочие журналы, проверочные листы, рабочие записи, контрольные графики, внешние и внутренние протоколы испытаний и сертификаты о калибровках, потребительские замечания, документы и данные обратной связи.

4.14.2.2 Наблюдения, данные и вычисления должны быть зарегистрированы во время их проведения и должны быть идентифицируемы относительно конкретной задачи.

4.14.2.3 В том случае, если в записях возникают ошибки, каждая ошибка должна быть перечеркнута, не должна подвергаться стиранию, не делаться неразборчивой или удаляться, и рядом должно быть введено правильное значение. Все подобные изменения в записях должны подписываться или удостоверяться инициалами лица, вносящего изменение. В случае записей, хранящихся в электронном виде, должны быть предприняты эквивалентные меры во избежание потери или изменения первоначальных данных.