РМГ 94-2009 ГСИ. Испытательные лаборатории, осуществляющие контроль качества нефти при приемо-сдаточных операциях. Основные требования

     4.4 Управление документацией

4.4.1 Общие положения

Лаборатория должна установить и поддерживать процедуры управления всеми документами, являющимися частью системы менеджмента (разработанными в рамках лаборатории или поступившие извне), такими как регламенты, стандарты, иные нормативные документы, методы испытаний и/или калибровок, а также чертежи, программное обеспечение, технические условия, инструкции и руководства.

Рекомендуемый перечень нормативной и технической документации для ИЛ, осуществляющей контроль показателей качества товарной нефти при приемо-сдаточных испытаниях, приведен в приложении Е.

Примечания

1 В настоящем контексте "документ" может означать заявления о политике, процедуры, технические условия, калибровочные таблицы, схемы, текстовой материал, плакаты, заметки, памятки, программное обеспечение, чертежи, планы и т.д. Они могут быть представлены на различных носителях, бумажных или электронных, в цифровом, аналоговом, фотографическом или текстовом виде.

2 Управление записями включено в 4.14.

4.4.2 Официальное утверждение и выпуск документации

4.4.2.1 До выпуска для использования сотрудниками лаборатории все документы, являющиеся частью системы менеджмента, должны быть проверены и официально утверждены уполномоченным для этого лицом. Должен быть подготовлен и легкодоступен "мастер-лист" или эквивалентный документ о процедуре контроля, определяющей статус текущего пересмотра и распределение документов в системе менеджмента, для предотвращения использования недействительных и/или устаревших документов.

4.4.2.2 Принятая(ые) процедура(ы) должна(ы) обеспечивать, что:

а) официальные издания соответствующих документов доступны на всех участках, где осуществляются операции, необходимые для эффективного функционирования лаборатории;

б) документы периодически анализируются и, при необходимости, пересматриваются для обеспечения постоянной пригодности и соответствия применяемым требованиям;

в) недействительные или устаревшие документы оперативно изымаются из всех мест выпуска или использования, либо другим образом предупреждается их непреднамеренное использование;

г) устаревшие документы, сохраняемые в юридических или информационных целях, соответствующим образом маркируются.

4.4.2.3 Документы системы менеджмента, разработанные лабораторией, должны иметь уникальную идентификацию. Такая идентификация должна включать дату выпуска и/или обозначение пересмотра, нумерацию страниц, общее число страниц или отметку конца документа и наименование органа(ов), выпустившего(их) документ.

4.4.3 Изменения в документации

4.4.3.1 Изменения в документации должны анализироваться и официально одобряться той же службой, которая выполнила первоначальный анализ, если только специально не указано иное. Назначенный персонал должен иметь доступ к относящейся к делу исходной информации, служащей основой для их анализа и официального одобрения.

4.4.3.2 Когда это практически осуществимо, измененный или новый текст должен быть идентифицирован в документе или в соответствующих приложениях.

4.4.3.3 Если система управления документацией лаборатории разрешает изменять документацию от руки в ожидании переиздания документации, то должны быть определены процедуры и полномочия для таких изменений. Изменения должны быть четко отмечены, завизированы и датированы. Пересмотренный документ должен быть официально переиздан, как только это станет практически осуществимым.

4.4.3.4 Должны быть установлены процедуры для описания того, как вносятся и управляются изменения в документации, поддерживаемой в рабочем состоянии в компьютеризированных системах.