2.1. Подлинники стандартов подлежат учету, хранению и восстановлению в отделе (бюро или другом подразделении) стандартизации или в другом структурном подразделении предприятия (организации) - держателя подлинников, определенном руководством предприятия (организации).
2.2. При приеме подлинников в организации - держателе подлинников стандартов проверяется:
пригодность их для хранения и многократного снятия с них копий, в том числе микрофильмов;
наличие всех установленных подписей или подлинников писем, подтверждающих согласование;
комплектность документов, включенных в дела стандартов, по ГОСТ 1.18-78*.
________________
* На территории Российской Федерации документ не действует. Заменен ГОСТ 1.18-85 (отменен без замены). - Примечание изготовителя базы данных.
2.3. Все подлинники стандартов, принятые на хранение, учитываются в инвентарной книге.
Форма инвентарной книги приведена в приложении 2.
Каждому подлиннику стандарта присваивают один инвентарный номер независимо от количества листов в нем.
2.4. На свободном поле лицевой стороны обложки подлинника стандарта должен стоять штамп с указанием инвентарного номера (приложение 1, черт.2).
2.5. Инвентарные книги для учета подлинников ведут отдельно по каждой категории стандартов.
2.6. Инвентарные книги должны быть зарегистрированы по правилам делопроизводства, существующим в организации - держателе подлинников.
2.7. На каждый подлинник стандарта должна быть заведена "Карточка учета стандарта".
Форма "Карточки учета стандарта" приведена в приложении 3.
2.8. Сведения о государственной регистрации отраслевого или республиканского стандарта должны быть на первой странице подлинника соответствующего стандарта между надписями "Издание официальное" и "Перепечатка воспрещена".
В сведениях о государственной регистрации должны быть указаны индекс, номер и дата государственной регистрации, например: ГР 71562 от 25.12.73.
Сведения о государственной регистрации должны быть внесены одновременно в подлинник стандарта и в "Карточку учета стандарта".
2.9. Подлинники стандартов допускается выдавать только для изготовления копий по наряду, оформленному в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501-68*, приложение 3.