ГОСТ Р 8.692-2009 Государственная система обеспечения единства измерений (ГСИ). Требования к компетентности провайдеров проверок квалификации испытательных лабораторий посредством межлабораторных сравнительных испытаний

     5.13 Управление записями

5.13.1 Общие положения

5.13.1.1 Провайдер должен установить и поддерживать процедуры по идентификации, сбору, кодировке, доступу, хранению, ведению и удалению записей по качеству и технических записей. Записи по качеству должны включать в себя отчеты о внутренних аудитах, записи проверок со стороны руководства, а также записи по корректирующим и предупреждающим действиям.

5.13.1.2 Все записи должны быть четкими и должны храниться и содержаться таким образом, чтобы их легко можно было найти, и с использованием технических средств, которые обеспечивают необходимые условия для предотвращения повреждения, износа или утраты. Должны быть установлены сроки хранения записей.

Примечание - Записи могут быть в любой форме, такой как, например, бумажная копия или электронные средства хранения.

5.13.1.3 Должны быть обеспечены безопасность и конфиденциальность записей, а также другие элементы процедуры хранения в соответствии с законодательством.

5.13.1.4 Провайдер должен иметь процедуры для защиты и восстановления записей, хранящихся в электронном виде, а также для предотвращения несанкционированного доступа или внесения поправок в такие данные.

5.13.2 Технические записи

5.13.2.1 Провайдер должен хранить записи всех технических данных, относящихся к каждому раунду проверки квалификации за определенный период, они могут включать в себя, но не обязательно ограничиваться только этим, следующее:

а) инструкции участникам;

б) оригиналы ответов участников;

в) сравнительные данные для статистического анализа;

г) окончательные отчеты (общие и индивидуальные).

Должно храниться достаточное количество информации для проведения аудита по обработке результатов в раундах проверки квалификации.

5.13.2.2 Ввод данных, проверка и вычисления должны быть зарегистрированы во время их проведения, и должна быть возможность их идентификации в привязке к определенной работе.

5.13.2.3 Если в записях или в отчетах обнаружены ошибки, каждая ошибка должна быть зачеркнута, а не стерта, сделана неразборчивой или удалена, и правильный результат вписан рядом. Все подобные изменения к записям должны быть подписаны или завизированы человеком, внесшим исправление. При хранении записей в электронном виде должны быть приняты эквивалентные меры, чтобы избежать потери или изменения первоначальных данных.